Инструкция: уничтожение документов с истекшими сроками хранения
Порядок и сроки хранения закреплены законодательно. Несоблюдение условий обращения с бумагами грозит организации серьезными последствиями: крупными штрафами или уголовным преследованием. Но если период хранения истек, то их необходимо уничтожить.
Корректный порядок уничтожения документов состоит из нескольких этапов.
Шаг 1. Формируется экспертная комиссия. Руководитель издает приказ в произвольной форме о ее создании. Необходимо указать состав комиссии, для чего она создана, период работы, другие важные для организации сведения. Действует комиссия на основании положения, где утверждаются задачи и функции.
Скачать
Шаг 2. Проводится экспертиза ценности, во время которой документация изучается. На основании критериев ценности определяется время сохранения, по требованиям, закрепленным в организации. Такая оценка ценности проводится ежегодно. До проведения экспертизы утилизировать бумаги нельзя.
Комиссия отбирает те, которые подлежат передаче в архив, которые должна хранить сама организация, и те, которые необходимо ликвидировать. Вся деятельность комиссии протоколируется.
Унифицированной формы протокола нет, поэтому воспользуйтесь общими правилами составления или скачайте наш образец.
Скачать
Шаг 3. По результатам экспертизы оформляется акт о выделении к уничтожению документации, которая не подлежит сохранению. В акт включите всю документацию, время хранения которой истекло к 1 января текущего года. О составлении мы подробно рассказывали в статье «Образец акта об уничтожении документов», в ней вы найдете образец и инструкцию по заполнению.
Шаг 4. Утилизация бумаг, которые внесены в акт. Их разрешено измельчить с помощью специальной техники (шредер), измельчить вручную, сжечь. Способ прописывают в акте об утилизации. Просто выбрасывать бумаги без измельчения нельзя, так как это приведет, например, к разглашению персональных данных сотрудников. А за это нарушение организация несет ответственность (ст. 90 ТК РФ).
Обратите внимание, что уничтожение бухгалтерских документов с истекшим сроком хранения осуществляется в общем порядке, только если не содержит персональные данные и секретные грифы.
Все чаще организации стали использовать электронный документооборот. Такая документация подлежит утилизации, как и бумажная. Ликвидация подразумевает удаление файлов с электронных носителей.
Шаг 5. Оформление акта уничтожения бумаг. Его составляют в произвольной форме. Воспользуйтесь, например, нашим образцом.
Скачать
Особенности уничтожения секретной документации
Кроме обычных бумаг, в организациях встречается документация со специальными грифами — секретная. В 2019 году инструкция по уничтожению секретных документов состоит из шагов:
- Бумаги с грифом секретности для ликвидации формируются в отдельный акт.
- Утилизация производится в зоне, куда нет доступа посторонним лицам.
- Предпочтительный способ изничтожения таких бумаг — сжигание.
Полномочия лиц комиссии по утилизации бумаг со специальными грифами определяются специальным приказом руководителя организации.
Наказание за нарушения
В 2019 году штраф за неправильное сохранение или утилизацию документов с истекшим сроком хранения составляет:
- для граждан — от 100 до 300 рублей;
- для должностных лиц — от 300 до 500 рублей.
За грубое нарушение требований по бухучету штрафы по ст. 15.11 КоАП:
- для должностных лиц — в размере от 5000 до 10 000 рублей;
- для юрлиц — от 20 000 до 50 000 рублей.
Предусмотрена налоговая ответственность в виде штрафов (п. 1 ст. 126 НК РФ):
- 200 рублей — за каждый непредоставленный налоговый документ;
- 10 000 рублей — за потерю документов за налоговый период;
- 30 000 рублей — за потерю первички за несколько отчетных периодов.
Если из-за утраты документации налоги заплатили в меньшем размере, чем следует, штраф составит 20% от суммы заниженного налога, но не менее 40 000 рублей.
Если налоговому инспектору не передали документацию по исчислению, удержанию или перечислению налогов, должностное лицо оштрафуют на сумму от 100 000 до 300 000 рублей. В некоторых случаях удерживают зарплату в течение 1-2 лет.
Дополнительно предусмотрено наказание по части 1 статьи 199 Уголовного кодекса:
- принудительные работы;
- запрет занимать определенные должности;
- запрет заниматься определенной деятельностью на срок до 3 лет;
- лишение свободы на срок до 2 лет.
Источник: https://gosuchetnik.ru/bukhgalteriya/unichtozheniye-dokumentov-s-istekshimi-srokami-khraneniya
Акт уничтожения документов с истекшим сроком хранения
Документы, срок хранения которых истек, с чистой совестью можно уничтожить. Порядок действий должен быть таким.Руководитель предприятия своим приказом утверждает состав специальной экспертной комиссии, которая должна будет решить, какие бумаги подлежат уничтожению. В комиссию включают наиболее квалифицированных специалистов, способных оценить важность тех или иных документов.
Соответствующий приказ может выглядеть так:
ЗАО “Актив”
Приказ
15 марта 2002 года N 43
О создании экспертной комиссии
В связи с необходимостью уничтожения документов, срок хранениякоторых истек, приказываю: 1. Создать экспертную комиссию в составе: – председатель комиссии – юрист А.А. Иванов; – члены комиссии – главный бухгалтер О.В. Борисова; секретарь М.И. Петрова. 2. Экспертной комиссии подготовить акт о возможности уничтожениядокументов, срок хранения которых истек. Директор ЗАО “Актив” Васильев /А.И. Васильев/
Комиссия составляет акт о выделении документов на уничтожение. Акт может выглядеть так:
ЗАО “Актив”
Акт
о выделении документов на уничтожение 21 марта 2002 года г. Москва Экспертная комиссия в составе: – председатель комиссии – юрист А.Л. Иванов; – члены комиссии – главный бухгалтер О.В. Борисова; секретарь М.И. Петрова, составила настоящий акт о том, что в результате проведеннойэкспертной оценки подлежат уничтожению следующие документы, срок хранениякоторых истек (опись прилагается): 1. Кассовые документы за 1996 год (1 папка). 2. Авансовые отчеты за 1996 год (1 папка). 3. Кассовая книга за 1996 год. 4. Журнал регистрации расходных и приходных кассовых ордеров за 1996год. 5. Банковские документы за 1996 год (1 папка). 6. Накладные по учету товарно-материальных ценностей за 1996 год (2папки). 7. Доверенности на получение товарно-материальных ценностей за 1996год (1 папка). 8. Журнал учета доверенностей за 1996 год. 9. Гарантийные письма за 1996 год (1 папка). 10. книга за 1996 год. Председатель комиссии Иванов /А.А. Иванов/ Члены комиссии: Борисова /О.В. Борисова/
Петрова /М.И. Петрова/
После того как эксперты “благословят” уничтожение документов, акт попадает на утверждение руководителю организации. Потом все бумаги, как правило, упаковывают в мешки, при этом пересчитывают каждый том собранных дел.После этого документы можно уничтожить любым способом – разорвать, отправить в шредер, сжечь.
Если документов очень много, процедуру уничтожения может провести, например, котельная.Бумаги можно также сдать в специализированную организацию, занимающуюся переработкой вторсырья.
В конечном итоге экспертная комиссия должна зафиксировать уничтожение всех бумаг и составить еще один акт – о физическом уничтожении документов.
Акт может выглядеть так:
ЗАО “Актив”
Акт
об уничтожении документов, срок хранения которых истек 28 марта 2007 года г. Москва Экспертная комиссия в составе: – председатель комиссии – юрист Иванов А.А.; – члены комиссии – главный бухгалтер Борисова О.В.; секретарь – Петрова М.И., составила настоящий акт о том, что, согласно описи, утвержденнойактом от 21 марта 2007 года, были уничтожены документы, срок хранениякоторых истек. В присутствии членов комиссии указанные документы были переданы какмакулатура ОАО “Вторсырье” согласно накладной от 28 марта 2007 г. N ГВ100256, которая прилагается к настоящему акту. Председатель комиссии Иванов /Иванов А.А./Члены комиссии: Борисова /Борисова О.В./
Петрова /Петрова М.И./
Деньги, которые вам заплатит за сданную макулатуру организация, перерабатывающая вторсырье, вы должны учесть в составе операционных доходов.
ПримерПредположим, что ОАО “Вторсырье” заплатило “Активу” за сданную макулатуру 118 руб. (в том числе НДС – 18 руб.).Бухгалтер “Актива” должен сделать проводки:Дебет 50 Кредит 91-1118 руб. – оприходованы деньги за сданную макулатуру в кассу организации;Дебет 91-2 Кредит 68 субсчет “Расчеты по НДС”
18 руб. – начислен НДС к уплате в бюджет.
уничтожение бухгалтерских документовакт уничтожения печати
- Кадровое делопроизводство
Оцените публикацию
Источник: https://hr-portal.ru/doki/akt-unichtozheniya-dokumentov-s-istekshim-srokom-hraneniya