Приказ о ежедневных планерках образец

Особенности оформления документов при проведении оперативных и плановых совещаний (стр. 1 из 4)

Приказ о ежедневных планерках образец

Введение

1. Совещания

1.1 Виды совещаний

1.2 Подготовка совещания

1.3 Формирование повестки дня

1.4 Участники совещания

1.5 Подготовка документов для проведения совещания (доклады, информационные материалы)

2. Оформление документов при проведении совещаний

2.1 Стенограмма и фонограмма

2.2 Протоколирование

2.3 Электронный документооборот и совещания

Заключение

Приложения

Приложение 1 Пример-образец приказа о проведении совещания

Приложение 2 Повестка дня совещания

Приложение 3 Повестка дня оперативного совещания

Приложение 4 Приглашение (извещение) на предприятие

Приложение 5 Выписка из протокола

Список литературы

Введение

Тема нашего исследования – «Особенности оформления документов при проведении оперативных и плановых совещаний».

Управленческая деятельность, как функция организованной системы, может быть построена на принципах единоначалия и коллегиальности. В учреждениях, организациях, фирмах, построенных на принципах единоначалия, все управленческие решения единолично принимает руководитель и несет за них персональную ответственность.

В организациях, построенных на принципах коллегиальности, решения принимаются коллективом большинством .

Но и в организациях, построенных на принципах единоначалия, руководителям часто приходится сталкиваться с такими задачами, которые требуют для своего решения привлечения многих специалистов обмена информацией, выявления мнений по возникающим проблемам и совместной анализа трудных ситуаций.

Коллективное обсуждение и принятие решений проводится на съездах, конференциях, пленумах, симпозиумах, собраниях, заседаниях коллегиальных органов, совещаниях и т.д. Эти мероприятия могут быть периодическими или иметь разовый характер.

В определениях всех форм коллегиальной деятельности присутствует слово «совещание», от глагола совещаться, то есть сговариваться, советоваться, совместно обсуждать с кем-либо что-либо. Синонимы слова «совещание» – пятиминутка, летучка, оперативка, планерка.

Таким образом, под совещанием понимается такой вид управленческой деятельности, при котором определенное количество участников собирается в заранее оговоренном месте в обусловленное время для обсуждения и принятия решений по заранее поставленным вопросам./3, с.

99/

Термин «совещание» используется далее как обобщенный. Так как в принятии решений задействовано много работников, то этот вид управленческой деятельности является наиболее дорогостоящим.

Почти каждому из нас не раз приходилось участвовать в различных совещаниях. И наверное многие слышали от сослуживцев следующее высказывание: «Опять совещание, а когда же работать?». Каждый день в нашей стране проводятся сотни тысяч совещаний.

Но, к сожалению, это тот случай, когда количество не переходит в качество, потому что принцип «чем больше, тем лучше» здесь явно не работает.

Только эффективно проведенные совещания могут дать заметно ощутимый результат и повлиять на качество работы предприятия./3, с.103/

Ответственным этапом является документирование совещания, то есть – запись процесса обсуждения внесенных в повестку дня вопросов.

В ходе совещания и после его окончания необходимо собрать тексты выступлений, не представленные заранее. Ход совещания можно и нужно стенографировать, вести фонограмму, видеозапись, протоколировать.

Составление повестки дня является задачей председателя, но ее документальное оформление ложится на плечи секретаря.

1. Совещания

Совещание- заседание, собрание, посвященное обсуждению какого-нибудь специального вопроса или нескольких вопросов.

Разновидностями расширенного совещания являются:

– симпозиум – расширенное совещание по специальному научному вопросу;

– конференция – расширенное совещание, например, в среде ученых, политических деятелей;

– конгресс, съезд – совещание широкого состава, как правило, регионального, общероссийского или международного масштаба.

В рамках конкретного предприятия в зависимости от основной задачи выделяют следующие виды совещаний:

– оперативное;

– инструктивное;

– проблемное.

В основу классификации совещаний могут быть положены и другие критерии, например, периодичность: плановые, внеплановые.

Кроме того, по характеру проведения совещания разделяются на следующие типы:

– диктаторское – свойственно авторитарному типу управления, когда совещание ведет и обладает фактическим правом голоса только руководитель, остальным участникам предоставляется лишь возможность задавать вопросы, но никак не высказывать собственное мнение;

– автократическое – основывается на вопросах руководителя к участникам и их ответах на них, как правило, отсутствуют дискуссии, возможен лишь диалог;

– сегрегативное – доклад обсуждают лишь выбранные руководителем участники, остальные слушают и принимают к сведению представленную информацию;

– дискуссионное – свободный обмен мнениями и выработка общего решения; право принимать решение в окончательной формулировке остается за руководителем;

– свободное – на нем не принимается четкая повестка дня, иногда отсутствует и председатель, иногда заканчивается принятием решения, но в основном сводится к обмену мнениями./3, с.104/

Собираясь вместе, участники совещания имеют возможность высказать свою точку зрения по обсуждаемым темам, довести информацию, которой они владеют, до всех участников совещания, обсудить спорные вопросы, рассмотреть альтернативные варианты решений. Ведь не зря говорят, что в споре рождается истина.

Но совещание является дорогостоящим мероприятием. Следует помнить, что если в вашей организации ежедневно проходит часовое совещание с восемью участниками, это означает, что один сотрудник получает зарплату только за участие в совещаниях.

Совещание нельзя рассматривать как способ информирования сотрудников, оно является оптимальным средством оценки и принятия решений. Коллективно принятое решение имеет больший вес, чем единоличное.

Поэтому совещание идеально там, где необходимо участие команды в обсуждении проблемы и поиске решений, где необходимо рассмотрение разных точек зрения./3, с.105/

1.2 Подготовка совещания

Успех совещания на 90% зависит от качества его подготовки. Любое, даже самое короткое совещание, от предварительной проработки только выиграет.

Сотрудник, ответственный за подготовку мероприятия, прежде всего должен выяснить:

— цель совещания,

— основные вопросы для обсуждения,

— состав участников,

— место, время и форму проведения.

Отметим, что в ряде организаций существует определенный порядок проведения совещаний, который может быть закреплен в специальном Регламенте. В этом случае задача значительно упрощается.

Если в подготовке совещания участвует несколько человек, то, как правило, на предприятии издается приказ о проведении совещания, в котором определяется состав рабочей группы и план его подготовки (см. приложение 1).

1.3 Формирование повестки дня

Составление повестки дня является задачей председателя, но ее документальное оформление ложится на плечи секретаря.

Повестка дня составляется только после определения цели совещания. При этом цель должна быть четко сформулирована, иметь логическую завершенность и однозначное толкование. В повестку дня следует включать небольшое количество вопросов, чтобы можно было обстоятельно обсудить их на совещании.

Но, к сожалению, это требование не всегда выполняется и повестку дня перегружают, что лишает возможности подготовить и обсудить все вопросы досконально. Здесь действует принцип «лучше меньше, да лучше».

Поэтому всегда старайтесь избавиться от второстепенных вопросов, которые можно решить вне совещания.

Повестка дня обычно составляется в письменной (печатной) форме. Конечно, совещания могут проводиться и без заранее заготовленного списка вопросов, но в этом случае они должны хотя бы в устной форме доводиться до сведения участников встречи.

Думаю, никто не станет спорить с тем, что написанная повестка дня является более эффективной формой и позволяет каждому сосредоточиться на том, что необходимо сделать: до совещания, во время совещания и после него. Она является планом проведения мероприятия.

Совещания без нее очень часто превращаются в обсуждения общего характера, участники которых не сосредотачиваются на ключевых вопросах.

Многим свидетелям неподготовленных совещаний не раз приходилось сталкиваться с такой ситуацией, когда кто-либо срочно запрашивал информацию у своих подчиненных, а остальные были вынуждены терять время на ожидание. Такие недочеты отрицательно влияют на ритм проведения обсуждения, а следовательно, и на его эффективность.

По поводу того, как следует располагать вопросы в повестке дня, существуют два диаметрально противоположных мнения.

В соответствии с первой точкой зрения вопросы следует располагать в порядке их важности и сложности. Аргументы здесь следующие: в начале совещания сотрудники являются более активными, они еще не устали и, следовательно, самые важные и сложные вопросы лучше обсуждать в начале.

Приверженцы второй точки зрения считают, что вопросы, которые требуют расширенного обсуждения и проработки, лучше всего рассматривать во второй трети собрания, когда физическая и умственная работоспособность участников достигает пика. Текущие вопросы, не требующие много времени, можно решить в первую очередь, а на конец оставить наиболее легкие вопросы, интересные и приятные дела.

Исходя из практики работы, можно рекомендовать придерживаться второй точки зрения, т.к.

начиная с более простых вопросов, вы можете задать определенный ритм, ведь они не требуют детальной проработки, сотрудники, обсуждая их, не успевают устать — они служат «своеобразной разминкой» перед работой над более сложными проблемами.

Когда основная работа выполнена и внимание аудитории ослабевает, можно перейти к обсуждению более интересных вопросов, не требующих напряжения (в последней трети совещания), например, об организации корпоративного мероприятия в честь юбилея фирмы или о результатах участия в выставке.

Источник: https://mirznanii.com/a/161909/osobennosti-oformleniya-dokumentov-pri-provedenii-operativnykh-i-planovykh-soveshchaniy

Приказ о ежедневных планерках образец

Приказ о ежедневных планерках образец

Ведь намного лучше быть уверенной в том, что ты делаешь что-то важное, что замечает руководитель, чем оставаться в тени, а к концу срока исправлять ошибки, о которых даже не подозреваешь».

Эксперты отмечают, что выделение лучших проектов на планерке также носит обучающий характер для коллектива. «Лучшие достижения работников, отмеченные на планерке руководителем, становятся показательным примером для всего коллектива, говорит Максим Левченко.

Во-первых, коллегам есть на что равняться, во-вторых, включается командный азарт.

Поэтому именно мотивационный эффект планерок переоценить сложно».

Дисциплина и постоянная готовность к.Как организовать и проводить утреннюю пятиминутку (оперативное совещание). Правила, советы, рекомендации. (10) Советы по проведению оперативного совещания, оглавление : Поиск, оперативное совещание может быть очень эффективным управленческим инструментом, а может превратиться в мощный поглотитель рабочего времени, сильно снижающий эффективность работы.

Приказ на проведение планерок

5. Каждый день в нашей стране проводятся сотни тысяч совещаний.

Но, к сожалению, это тот случай, когда количество не переходит в качество, потому что принцип «чем больше, тем лучше» здесь явно не работает.

Только эффективно проведенные совещания могут дать заметно ощутимый результат и повлиять на качество работы предприятия./3, с.

103/ Ответственным этапом является документирование совещания, то есть — запись процесса обсуждения внесенных в повестку дня вопросов. В ходе совещания и после его окончания необходимо собрать тексты выступлений, не представленные заранее.

Ход совещания можно и нужно стенографировать, вести фонограмму, видеозапись, протоколировать. Составление повестки дня является задачей председателя, но ее документальное оформление ложится на плечи секретаря. 1. В настоящих рекомендациях определены процедуры подготовки и проведения совещаний.

Основные типы совещаний:

Приказ о проведении оперативных совещаний образец

Но, к сожалению, это тот случай, когда количество не переходит в качество, потому что принцип «чем больше, тем лучше» здесь явно не работает.

Только эффективно проведенные совещания могут дать заметно ощутимый результат и повлиять на качество работы предприятия./3, с.103/ Ответственным этапом является документирование совещания, то есть — запись процесса обсуждения внесенных в повестку дня вопросов.В ходе совещания и после его окончания необходимо собрать тексты выступлений, не представленные заранее.

Ход совещания можно и нужно стенографировать, вести фонограмму, видеозапись, протоколировать. Составление повестки дня является задачей председателя, но ее документальное оформление ложится на плечи секретаря.1.В настоящих рекомендациях определены процедуры подготовки и проведения совещаний.

Основные типы совещаний: Регулярные оперативные совещания (планерки) Координационные совещания при генеральном (исполнительном) директоре.I.

Образец распоряжения руководителя

Если есть возможность, следует указать норму закона, выполнение которой послужило основанием для написания распоряжения или внести объективную причину для создания документа (в виде «В связи с….»). После изложения обоснования дальнейшую часть распоряжения следует заканчивать словом «Предлагаю» или «Обязываю».

На сегодня нет единого унифицированного образца распоряжения, так что предприятия и организации имеют полное право писать его в произвольном виде или по типовому образцу, действующему на предприятии. В частности: Распоряжению обязательно следует

    присвоить номер, поставить дату его создания, написать наименование организации.

Далее в документе нужно указать

    обоснование или основание для его формирования,

Приказ о проведении еженедельных совещаний

Ведь не зря говорят, что в споре рождается истина.

Коллективно принятое решение имеет больший вес, чем единоличное. Поэтому совещание идеально там, где необходимо участие команды в обсуждении проблемы и поиске решений, где необходимо рассмотрение разных точек зрения. Успех совещания на 90% зависит от качества его подготовки.

Рекомендуем прочесть:  Разрешен ли насвай

Любое, даже самое короткое совещание, от предварительной проработки только выиграет. Сотрудник, ответственный за подготовку мероприятия, прежде всего должен выяснить: цель совещания, основные вопросы для обсуждения,

О проведении оперативных совещаний

Галиуллин Нияз Ильясович — первый заместитель министра3. Гильманов Анас Анварович — заместитель министра4.

Никольская Любовь Александровна — заместитель министра5. Сафиуллин Рустэм Сафиуллович — заместитель министра 6.

Воронцов Владимир Филаретович — управляющий делами Минздрава РТ7.

Шахторина Нина Александровна — председатель Татарстанской организации профсоюза работников здравоохранения РТ8.

Волкова Гузэль Мухамматовна — начальник отдела развития медицинской помощи12. Малышева Ирина Юрьевна — начальник отдела лечебной помощи13. Галеева Диля Гаязовна — начальник отдела охраны здоровья матери и ребенка14.

Приказ о проведении ежедневных планерок образец

Хотя все они несут разные задачи и проводятся по разному плану.

    Ежедневная планёрка. Нужна в случае активной деятельности или мотивации сотрудников. Длительность её не превышает 15 минут, всё коротко и по делу. Еженедельная планёрка. Используем для того, чтобы подвести итог прошедшей недели и выстроить планы на будущую. Длительность такой встречи до 30 минут. Ежемесячная планёрка. Обязательное мероприятия для оценки полученных результатов за месяц работы, который сложился из всех дней и недель. Продолжительность до 1 часа.

Часто ежемесячную планёрку растягивают до 2-3 часов. В этом случае, по правилам русского языка, это уже совещание. Но так как нам важнее не фактическое название, а реальное назначени, то можем допустить такую встречу и до 3 часов.

Через такие встречи у Вас будет возможность это сделать., потому что это отличный метод мотивации.

Обучающая.

Положение о проведении «оперативок» и «планёрок» на предприятии по производству наружной рекламы

Перед началом планерки, каждый из её участников обязан составить перечень вопросов, которые предстоит решить. 4. Результатом эффективной «планерки» — является принятое решение.

При подведении итогов, необходимо четко сформулировать, какие действия необходимо выполнить, срок их выполнения, а также названы ответственные лица, контролирующие выполнение той или иной задачи.

5. Протокол «планёрки» ведёт исполнительный директор, копия которого в течении 1-го дня предоставляется всем участникам. 6. Руководители и специалисты, участвующие в «планерке», должны так планировать свой рабочий день, чтобы их участие было обязательным. 7.

В случае, если кто-либо из участников, по объективным причинам, не может присутствовать на «планёрке», он обязан, заблаговременно, предупредить об этом исполнительного директора, а так же в письменном виде предоставить отчёт о выполнении поставленных задач и список текущих

И обратите внимание, я беру его не из головы, а из любого словаря по типу: Ожегов, Ефремов, Даль, Тихонов или Кузнецов.

Приказ о проведении совещания специалистов Если для роли в совещании приглашаются сотрудники других организаций, составляется письмо-приглашение.

Кстати в трудовом распорядке у нас этих планёрок обозначено. Пожалуйста текст приказа о проведении еженедельной планерки.

Подскажите, можем ли мы оформить акт отказа от ознакомления с распоряжением и наказать за неисполнение? основным результатом работы совещания был вывод о том, что нужно сделать выборный презентабельный орган, в котором будут заседать депутаты, избранные популяцией.

Приказ о оперативных совещаний образец ИМХО. Я честно говоря вообще не сильно понимаю смысл утренних планерок.

Эффективные совещания для эффективного управления компанией Об утверждении Регламента служебных совещаний у начальника Пермской таможни Перми от 11.12.

2014 N 952 О внесении изменений в отдельные нормативные Подготовка и оформление распоряжения проводится почти так же как приказов по основной деятельности.

Голосование: Вы можете добавить тему в список избранных и подписаться на уведомления по почте.

2.

Приказ о проведении совещаний в организации

Повестка дня составляется только после определения цели совещания. При этом цель должна быть четко сформулирована, иметь логическую завершенность и однозначное толкование. В повестку дня следует включать небольшое количество вопросов, чтобы можно было обстоятельно обсудить их на совещании.

Но, к сожалению, это требование не всегда выполняется и повестку дня перегружают, что лишает возможности подготовить и обсудить все вопросы досконально. Здесь действует принцип «лучше меньше, да лучше». После совещания: 1) Подготовить краткого протокола (резюме) совещания с обозначением вопросов и принятых решений, ответственных и сроков исполнения.

2) Разослать протокол (резюме) всем участникам совещания.

3) Оперативно контролировать выполнение решений.

Результаты оперативного совещания: решение текущих вопросов предприятия; оперативная информация, необходимая для контроля состояния дел. II.

Координационные совещания при генеральном (исполнительном) директоре Цель: обсуждение и решение вопросов, не связанных с оперативной текущей деятельностью: — планирование работы на среднесрочный период; — подведение итогов и оценка результатов работы компании за определенный период; — обсуждение и принятие стратегических решений, планов, проектов; — поиск способов решения трудностей, проблем предприятия; — координация работы руководителей.

Ежедневный план: Как организовать, чтобы сотрудники сами планировали свой рабочий день (версия 2.0)

  • Когда человек планирует дела исходя из 8 рабочих часов и знает, что за это время будет спрос, заметно уменьшается вероятность “пустой растраты времени”.
    1. Руководитель будет вами доволен, т.к. все наиболее приоритетные задачи по технологии попадают в ваш ежедневный план.

      А “быть на хорошем счету” открывает дополнительные возможности в вертикальной карьере.

    2. Отмена “рабства”, когда человек сидит на работе до “ночи” (теперь на выполнение задач выделяется 8 часов, следовательно, и планировать их на двенадцать часов руководитель уже не будет).

    3. Серьёзный личный и профессиональный апгрейд: навык планирования крайне важен во всех сферах, и жизнь за пределами работы здесь не исключение.

    В дальнейшем речь пойдёт только о принципах ежедневного и еженедельного планирования и требованиях к планам.

    Отдельные статьи посвящены:

    1. Технология разбора руководителем ежедневных и еженедельных планов подчинённых — статья в разработке.

    Составляем приказ о представительских расходах — образец

    В учреждениях, организациях, фирмах, построенных на принципах единоначалия, все управленческие решения единолично принимает руководитель и несет за них персональную ответственность.В организациях, построенных на принципах коллегиальности, решения принимаются коллективом большинством .

    Но и в организациях, построенных на принципах единоначалия, руководителям часто приходится сталкиваться с такими задачами, которые требуют для своего решения привлечения многих специалистов обмена информацией, выявления мнений по возникающим проблемам и совместной анализа трудных ситуаций.Коллективное обсуждение и принятие решений проводится на съездах, конференциях, пленумах, симпозиумах, собраниях, заседаниях коллегиальных органов, совещаниях и т.д.

    Источник: http://konsalt74.ru/prikaz-o-ezhednevnyh-planerkah-obrazec-67731/

    Приказ о проведении ежедневных планерок образец

    Приказ о ежедневных планерках образец

    Провести 10 июня 2014 года в г. Москве (Вадковский пер., д. 18/20, стр. 5, 7) совещание специалистов, осуществляющих эпидемиологический надзор за инфекционными и паразитарными болезнями.

    2. Утвердить перечень основных вопросов для обсуждения на совещании специалистов, осуществляющих эпидемиологический надзор за инфекционными и паразитарными болезнями (приложение №1).

    Е. Андреева) и главному врачу ФБУЗ «Центр гигиены и эпидемиологии в городе Москве» (А.В. Иваненко) организовать размещение участников совещания.

    или 2010.10.16.

    Государственный стандарт допускает словесно-цифровой способ оформления даты – 16 октября 2010 г.

  • Все реквизиты должны быть заполнены.
  • Все суммы прописывать прописью и цифрами.
  • Наличие всех подписей.
  • Обязательно должна быть расшифровка всех подписей.
  • Печать.
  • Если приказ издается на двух и более страницах, то такие документы подлежат нумерации. Чаще всего в приказе о проведении мероприятий допускаются следующие ошибки:

    1. отсутствует гриф утверждения;
    2. не заполнены реквизиты;
    3. дописывание текста;
    4. отсутствует список лиц, несущих ответственность за оформление документа;
    5. орфографические/арифметические ошибки;
    6. есть исправления;
    7. не прописана дата составления документа;
    8. сделана неразборчивая запись;
    9. разные цвета чернил;
    10. записи сделаны простым карандашом;

    Разослать протокол (резюме) всем участникам совещания.

    Управляющий делами Минздрава РТ представляет обобщенную справку министру здравоохранения Республики Татарстан не позднее 10.00 понедельника. Приложение N 2 к приказ Минздрава РТ от 18 июня 2003 г.

    Воронцов Владимир Филаретович — управляющий делами Минздрава РТ 7.

    Контроль исполнения решений совещаний. Если в СЭД реализован полноценный блок автоматизации контроля исполнения поручений, то он позволяет формировать необходимую отчетность. Грамотное использование СЭД призвано облегчить наш труд и высвободить время для решения задач, с которыми машины пока справиться не в состоянии.

    Приказ о проведении планерок образец

    Кстати в трудовом распорядке у нас проведение этих планёрок обозначено.

    Планёрка с сотрудниками: эффективный план проведения И чтобы сразу расставить все точки, давайте зафиксируем само понятие что такое планёрка.

    И обратите внимание, я беру его не из головы, а из любого словаря по типу: Ожегов, Ефремов, Даль, Тихонов или Кузнецов. Приказ о проведении совещания специалистов Если для роли в совещании приглашаются сотрудники других организаций, составляется письмо-приглашение.

    Кстати в трудовом распорядке у нас этих планёрок обозначено.

    Источник: http://econsalting.ru/prikaz-o-provedenii-ezhednevnyh-planerok-obrazec-62471/

    Планёрка с сотрудниками: эффективный план проведения

    Приказ о ежедневных планерках образец

    В России не принято собираться в коллективе по рабочим задачам. Связано это с тем, что каждый торопится сделать на работе свои дела, а не сидеть на собраниях и мусолить очевидные темы.

    Но что если такие встречи будут полезны для каждого, они будут проходить эффективно и быстро?

    Тогда глупо от них отказываться. Поэтому внедряем в Вашей компании такое мероприятие как “планёрка”, от основ до готовых шаблонов.

    Может не надо?

    Вы когда-нибудь пробовали проводить планёрки с сотрудниками? Если да, то уверен Вы сталкивались по окончанию мероприятия с такими высказываниями как “Опять поговорили ни о чём”.

    Это классическая ситуация и связана она с незнанием того, как проводить планёрки, а не с тем что, это в целом плохо и неэффективно.

    И чтобы сразу расставить все точки, давайте зафиксируем само понятие что такое планёрка.

    И обратите внимание, я беру его не из головы, а из любого словаря по типу: Ожегов, Ефремов, Даль, Тихонов или Кузнецов. Все они дают, плюс-минус, одно и то же описание.

    Планёрка – короткая встреча для оценки и определения хода выполнения поставленных задач.

    Ключевое слово – короткая встреча. Именно это отличает проведение планёрки от совещания.

    И так как в мире всё относительно, определим максимальный предел сколько длится такая встреча – это 60 минут. Всё остальное это не планёрка, а как мы уже говорили, совещание.

    Виды планёрок

    Планёрка планёрке рознь. На первый взгляд они все одинаковы, но в реальности их структуры и цели проведения различаются между собой. Поэтому Вам нужно знать их виды и использовать именно те, что нужны Вашей команде.

    Время проведения

    Мы можем разделить все планёрки на три времени: ежедневные, еженедельные и ежемесячные.

    Обычно в компании есть только один из этих вариантов, все остальные считаются ненужными. Хотя все они несут разные задачи и проводятся по разному плану.

    1. Ежедневная планёрка. Нужна в случае активной деятельности или мотивации сотрудников. Длительность её не превышает 15 минут, всё коротко и по делу.
    2. Еженедельная планёрка. Используем для того, чтобы подвести итог прошедшей недели и выстроить планы на будущую. Длительность такой встречи до 30 минут.
    3. Ежемесячная планёрка. Обязательное мероприятия для оценки полученных результатов за месяц работы, который сложился из всех дней и недель. Продолжительность до 1 часа.

    Часто ежемесячную планёрку растягивают до 2-3 часов. В этом случае, по правилам русского языка, это уже совещание.

    Но так как нам важнее не фактическое название, а реальное назначение, то можем допустить такую встречу и до 3 часов. Главное, чтобы всё это было по делу.

    Также нужно учесть, что существуют не системные собрания для решения срочных или насущных вопросов.

    Такие планёрки так и называются – внеплановые. Собираются, проводятся и заканчиваются довольно быстро. Но они есть и от них не убежать.

    Странная ситуация…

    Было бы замечательно, если бы все, или хотя бы многие, компании работали как в анекдоте выше.

    Но, увы, такая схема практически никогда не встречается. Поэтому переходим далее к темам планёрок.

    Тема встречи

    Помимо того, что планёрки делятся на временные промежутки, они ещё делятся на темы.

    Хотя для большинства, планёрка – это оценка выполненных задач за неделю и подведение итогов по достижению плана продаж. Такой формат тоже есть, но всё постепенно.

    1. Распределение задач. Цель и результат такой встречи – это по-уши загруженные сотрудники задачами на ближайшее время.
    2. Один вопрос. Чаще всего это внеплановые встречи, тема для которых – отдельно стоящие вопросы на повестке дня.
    3. Мозговой штурм. Мы часто практикуем короткие собрания небольшой частью команды для генерации идей по поставленной теме.
    4. Информационная. Та самая планёрка, к который мы все так привыкли, озвучивание фактической ситуации на данный момент времени.
    5. Мотивационная. Людей нужно заряжать, особенно, если у них очень стрессовая работа. Через такие встречи у Вас будет возможность это сделать., потому что это отличный метод мотивации.
    6. Обучающая. Небольшие знания за короткий промежуток времени. Это не наскучит и будет полезно, особенно, если это делать часто.

    В условиях реалий, наши планёрки похожи на снежный ком из разных тем. Это не плохо. Главное, чтобы всему удавалось уделить достаточное внимание.

    Стратегия “Галопом по Европам” ни к чему хорошему не приведёт, так как и рыбку съесть, и сковородку не помыть – не получится. Это миф.

    Составляющие успешной планёрки

    Перед тем, как мы перейдём к конкретным шаблонам плана проведения планёрки, давайте определим основные моменты проведения такой встречи.

    Потому что важно не только ЧТО, но и КАК проводить. Всё постепенно коллеги, не торопитесь.

    • Повод встречи. С этим мы разобрались, каждая встреча должна иметь повод. И все должны знать о нём;
    • Люди. Кто будет участвовать в планёрке Вы должны знать заранее и об этом известить участников;
    • Место проведения. Конференц-зал, офис или коридор – решайте сами. Уверен это не сложно;
    • Время проведения. Нужно конкретное время, желательно всегда одно и то же, чтобы выработалась привычка;
    • Регламент встречи. Вы и сотрудники должны знать подтемы и хронометраж данного собрания;
    • Дополнительные материалы. Флипчарт, бумага, ручки и другая атрибутика должны быть готовы до встречи;
    • Куратор. Обычно ведущий планёрки это начальник или один из руководителей, но это вполне может быть и сотрудник;
    • Секретарь. Человек, который будет записывать все итоги планёрки, так называемый протокол, для дальнейшего распространения.

    Если Вы учтёте эти составляющие, то эффективность планёрки будет значительно выше, потому что Вы сможете правильно подготовиться к ней и будете точно знать что говорить на планёрке.

    Часть из списка – очевидные вещи. Но Вы вдумайтесь, как каждый из пунктов можно улучшить относительно ситуации сейчас.

    Например, каких людей кроме менеджеров по продажам можно ещё позвать на встречу. Или может сделать часть планёрок, которые проводят сами сотрудники.

    И еще один очень весомый плюс для тех, кто еще сомневается, смотрите в видео ниже.

    План планёрки для внедрения

    Я не очень люблю шаблоны и образцы, так как они не учитывают индивидуальные особенности каждой компании.

    А ведь каждый бизнес специфичен (я слышу это постоянно от руководителей).

    Но если Вы человек не из робкого десятка, то с лёгкостью сможете данный образец переделать в план проведения планёрки для своей компании.

    Еженедельная планёрка
    Время: каждый понедельник в 09.00
    Продолжительность: до 30 минут

    1. Подведение итогов недели;1.1 Продажи компании; 1.2 Продажи отдела/смены; 1.3 Продажи каждого менеджера; 1.3.1Выполнение KPI; 1.3.2 Сумма продаж и потенциальных сделок;

      1.3.3 Основные показатели (конверсия, средний чек и т.д.);

      1.3.4 Зарплата на данный момент времени;

      1.4 Приближение к недельному плану продаж;

      1.5 Приближение к месячному плану продаж;

      1.6 Итоги (промежуточные) конкурса для персонала;

    2. Проблемы за неделю; 2.1 Почему не продали(упали продажи);

      2.2 Пути решения этих проблем;

    3. Планы на неделю; 3.1 Идеи сотрудников;

      3.2 Акции;

      3.3 Задачи и цели;

    4. Мини-тренинг.

    Это план как провести планёрку в отделе продаж раз в неделю месячный вариант будет выглядеть более масштабно, а план ежедневной планёрки будет выглядеть более скромно.

    И, конечно, итоги будут подводиться либо за месяц, либо за день. Но уже на основе этого можно сформировать Ваш план вне зависимости от того, что у Вас – розница, опт или услуги.

    Любителям фишек или важные нюансы

    Любое действие можно сделать лучше. Поэтому когда нас просят оценить эффективность планёрок, мы можем закрытыми глазами сказать, что есть моменты для улучшения.

    Много их или мало, а самое главное внушительные они или нет, это вопрос другой. Но найти их точно можно. И вот Вам список самых популярных улучшений из нашей практики.

    Планёрка в скайпе. Если сотрудники не могут встретиться в жизни, это не повод отменять встречу. Проведите её в скайпе. Также можно подключить через скайп тех, кто не смог прийти, и провести планёрку одновременно оффлайн и онлайн.

    Только позитив. Старайтесь на таких собраниях говорить обо всём со стороны “Как это улучшить” и “Что было сделано хорошо”, тогда Ваши встречи будут нести более мотивационный и положительный характер.

    Бонусы за присутствие. По умолчанию Вы можете штрафовать за отсутствие или опоздание на планёрку, а можете выдавать премию тем, кто не пропустил и одной.

    Опоздавшие стоят. Те кто опаздывают, не только получают выговор и массу презрительных взглядов, но и всю планёрку проводят стоя на ногах. Весело? Вам точно, а опоздавшему не очень.

    Соблюдение времени. Определите на каждый блок конкретное количество времени, и если Вы выходите за него, то просто обрывайте разговор. Сначала будет плохо, потом научитесь быть более эффективными.

    Перекус до планёрки. Налить себе кофе и скушать печеньки можно только до планёрки. После начала действует режим – “Кто не успел, тот опоздал”.

    Подарок активным. Самых активных можно и нужно поощрять. Вы можете каждую планёрку выделять тех, кто много участвует и за это давать мини-подарок. Мелочь, а приятно.

    Итог планёрки. Когда “секретарь встречи” подобьёт итог, то его нужно обязательно раздать всем или, ещё лучше, поместить на самом видном месте для лучшего усвоения.

    Коротко о главном

    Во всём моём коллективе 90% людей это командные игроки, поэтому мы до фанатизма любим проводить небольшие встречи.

    Так как коллектив у нас относительно молодой (до 35 лет), нам очень сложно даётся проведение планёрок, ведь каждый норовит посмеяться и поговорить “за жизнь”. Мы могли проводить планёрку по 3-4 часа. Но так было раньше.

    Сейчас мы – команда, которая реально осознаёт силу, процесс планёрок и для чего нужны они.

    У нас есть внутренние правила (никаких телефонов, говорим на языке решений, нет негативу и т.д.), у нас есть готовые регламенты, есть ответственные лица (каждый раз новые) и многое другое. Всё это помогает нам быть эффективнее.

    Когда мы приходим в компании на маркетинговый консалтинг, то планёрка – это один из первых инструментов, который мы внедряем.

    И каждый раз мы видим как “телега еле движется”. Но всё проходит. И главное правило в этом не только качество планёрки, но и её регулярность.

    Источник: https://in-scale.ru/blog/planerka-plan-provedeniya

    WikiPrava.Ru
    Добавить комментарий