Письмо направляю во вложении

Зачем нужно сопроводительное письмо к коммерческому предложению и как его правильно написать?

Письмо направляю во вложении

Основная задача коммерческого предложения – заинтересовать адресата к самому предложению. Иначе, велика вероятность, что присланное приглашение к сотрудничеству не будет оперативно рассмотрено или, вовсе, будет отправлено в корзину.

Сопроводительное письмо (СП) – краткое дополнение к коммерческому предложению (КП). Служит для ознакомления получателя с принципами предлагаемого сотрудничества и привлечения внимания к основному предложению.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер. 

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему – обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону +7 (800) 350-22-67. Это быстро и бесплатно!

Скрыть содержание

Зачем нужно?

Основное назначение сопроводительного письма:

  1. Кратко ознакомить с содержанием КП и побудить адресата ознакомиться с документом поподробнее.
  2. Не загромождать коммерческое предложение ненужной вводной и приветственной информацией.

К сопроводительному письму могут прилагаться:

  • каталоги продукции;
  • расценки на услуги;
  • сроки проведения официальных мероприятий компании и др.

Сопроводительное письмо очень важно, если компания занимается «холодной» рассылкой предложений.

Как правило, никто не открывает приложенные файлы в таких письмах, а сразу их удаляет. Грамотно составленное СП должно побудить адресата уделить вашему предложению немного внимания. У получателя должно появиться желание потратить несколько минут на ознакомление с присланным материалом.

Также неправильно отказываться от составления СП, если с получателем предложения была достигнута устная договоренность по телефону или в ходе личной встречи.

Помните, что через несколько часов после удачных переговоров у потенциального заказчика может вылететь из головы суть этих переговоров, или он может вообще забыть об этом разговоре.

Его займут другие дела и заботы, и на полученное письмо без сопроводительного письма он просто не обратит внимания.

Такое письмо затеряется в десятках других писем. Даже напоминание при личной встрече или по телефону не всегда даёт результат.

Именно сопроводительное письмо должно не допустить, чтобы ваше предложение затерялось, и побудить потенциального партнёра скорее с ним ознакомиться.

Как же составить данный документ? Сопроводительное письмо можно писать в произвольной форме, но есть общие требования по содержанию, как то:

  1. Обращение. Лучше начинать письмо с приветствия к конкретному человеку. Это не создаст видимости массовой рассылки. После приветствия представьтесь.
  2. Презентация компании. Кратко расскажите о своей компании. Перечислите её качества (15 лет на рынке, большой опыт и прочее).
  3. Услуги. Презентуйте услуги или товары компании.
  4. Преимущества. Расскажите, чем ваши услуги лучше, чем у конкурентов. Преимущества сотрудничества и особые условия.
  5. Окончание. Заканчивается сопроводительное письмо вежливой подписью отправителя: «С уважением, … (должность, наименование компании и ФИО отправителя)».

Описание преимуществ и выгод – краеугольный камень всего сопроводительного письма. Уделите этому разделу максимум внимания. Заинтересовать потенциального партнера выгодными условиями, это важный шаг для возможности дальнейшего сотрудничества.

Пример текста

Ниже приведён пример такого письма, нужного перед отправкой особого предложения:

Добрый день, уважаемый ______________________! Вас приветствует компания ООО _________________, г. Москва – эксклюзивный представитель __________________________________________________________ на территории России. Предлагаем Вам выгодные условия сотрудничества.

Мы предлагаем:

  • продукцию высочайшего качества;
  • лучшие цены;
  • скидки и отсрочки;
  • оперативную доставку.

Во вложениях Вы найдете прайс, презентацию продукции и подробные условия работы с нашей компанией. По любым возникшим вопросам обращайтесь по телефону: _________________.

С уважением, региональный менеджер ООО _________________

Скачать образец сопроводительного письма к коммерческому предложению

Когда и каким образом отправляется?

Коммерческое предложение с сопроводительным письмом может отправляться от имени всей компании, так и от конкретных подразделений, отделов или сотрудников. Отправлять их можно, как и конкретному лицу, так и группе получателей.

Если вы отправляете сопроводительное письмо к коммерческому предложению по обычной почте, то желательно напечатать его на фирменном бланке организации.

Также необходимо отметить несколько моментов при написании СП:

  1. Предметность. Пишите информацию только по делу и конкретно по вашем предложению. Не надо писать общеизвестные истины («Лондон – столица Великобритании») или «лить воду» («Наступившие солнечные, теплые майские деньки вдохновляют нас на новые трудовые подвиги»).
  2. Краткость. Людям лень читать длинные тексты. Чем короче ваше сопроводительное письмо – тем больше шансов, что его прочтут. Постарайтесь изложить всю важную информацию (выгода от сотрудничества с вами) в максимально сжатой форме.
  3. Не употребляйте нигде в письме фразу «коммерческое предложение». Эта фраза на психологическом уровне отпугивает. Старайтесь использовать другие слова. И делайте больше упора на преимущества сотрудничества с вами.
  4. Простота и понятность. Не надо увлекаться эпистолярным жанром и нагромождать своё сопроводительное письмо профессиональными терминами и профессиональным языком. Будьте проще. У получателя появится чувство, что обращаются именно к нему.
  5. Побуждение к действию. Укажите, что должен сделать получатель, если его заинтересовало предложение: просмотреть прикреплённый файл, посетить сайт, позвонить по указанному номеру и пр. Потенциальны клиентам не всегда понятно, что нужно сделать для начала сотрудничества. Понятность порядка действия повысит вероятность отклика от клиентов.

Заключение

Сопроводительное письмо – важная часть любого пересылаемого предложения о сотрудничестве. От того, насколько грамотно оно составлено, будет зависеть и количество отзывов на ваше предложение.

Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему – позвоните прямо сейчас: 

+7 (800) 350-22-67Это быстро и бесплатно!

Источник: https://101million.com/dokumenty/pisma/soprovoditelnoe/k-kommercheskomu-predlozheniyu.html

Правила переговоров: как писать электронные письма — Офтоп на vc.ru

Письмо направляю во вложении

Главный инструмент менеджера — коммуникация. Сегодня размышляю о самом интересном её виде — переписке, где канал обмена информации один — смысловой.

Переписка

Переписка — как документ. В отличие от личной встречи, сохранённая в электронном ящике переписка не поменяет свой смысл через время. Это может сыграть однажды хорошую роль, если договорённость закреплена перепиской, поэтому желательно закреплять результаты любых переговоров отчётом о встрече.

Смысл коммуникации — передача информации для получения нужной реакции. Отличие переписки от живой речи: у тебя только один канал для передачи информации — текстовый. Чтобы не случилось недопонимания, избегай двусмысленностей. Можно давать собеседнику возможность сделать собственные выводы, но не позволяй додумывать содержание письма.

Чтобы информация не искажалась, её нужно подавать чётко

Главное правило письма — оно должно быть понятным, кратким и по делу.

Тема письма

Тема письма должна отражать его содержание. Если содержание переписки изменилось с момента назначения темы, она меняется.

Приветствие

Приветствие оформляется одной фразой, без расшаркиваний. Если в письме несколько получателей и письмо обращено всем — используем общее приветствие.

Если пишем конкретному человеку — обращаемся к нему по имени, вне зависимости от количества людей в копии письма.

В случае, когда вы пишете одному человеку, обращаясь по имени, и по какой-то причине отвечает другой человек из копии — приветствуем его в ответе на письмо.

Вступление

Вступление желательно делать, если в самом тексте три-четыре абзаца. Выписываем в самом начале письма суть всего содержания. Вступление не должно быть сложным, не должно содержать вопросов или предложений. Оно служит продолжением темы письма, цель — вкратце рассказать о предмете разговора.

Основное содержание

Абзац должен содержать одну идею и несколько предложений, дополняющих основное высказывание. Следует вычищать все мысли из абзаца, не доказывающие и не дополняющие основное высказывание — выносить в отдельные абзацы или удалять из письма. Абзац из одной строки ломает ритм письма. Желательно такого не допускать.

У каждого абзаца может быть собственный подзаголовок, особенно, если тем в письме несколько. Обязательно, если в одном письме несколько тем, и одна из них выходит за рамки одного абзаца.

Вывод и вопросы собеседнику

Вопросы и предложения к обсуждению выносятся в конец письма. Находясь в середине, они рискуют быть незамеченными.

Подпись

Подпись — технический элемент письма, который не должен быть больше всего остального письма. Туда обращаются пару раз в жизни, когда нужно узнать номер телефона автора письма. То, как тебя зовут и какая у тебя почта, видно и без подписи.

Подпись должна быть информативна и минималистична. Что уж точно не нужно в неё включать — логотип компании и почтовый адрес. Иногда в подписях встречаются тексты о конфиденциальности переписки и просьбы не распечатывать письма, чтобы не портить экологию — это клиника.

Частый случай — письма из одного слова с многоэтажной подписью

Файлы во вложении

Если прикладываем картинки, как иллюстрацию к письму — лучше выложить их в тело письма, нежели выкладывать ссылкой или вложением с отсылкой к файлу из текста. В таком случае регулируем размер картинки до такого состояния, чтобы она считывалась, но не занимала весь экран. Если картинки высылаются для использования их вне переписки — вкладываем во вложение.

Если файлов много — добавляем в архив. Лучше использовать архивы ZIP — формат по умолчанию для macOS и Windows. Для работы со специфическими форматами наподобие RAR потребуются дополнительные средства, что неудобно.

Если архив файлов большой — воспользуйся файлообменником. Особенно актуально, если файл высылается на почту человеку из большой бюрократической компании. В них часто стоит ограничение на размер принимаемых файлов.

Этика

Этика переписки держится на здравом смысле и контексте. То, каким языком пишется письмо, зависит от того, кто его получит. Если собеседник нам не знаком — пишем нейтрально, уважительно. Будь проще и конкретнее. И жми «Ответить всем», когда в копии несколько человек.

Время ответа на письмо

Отличие электронной почты от мессенджеров — допускается задержка с ответом. Однако нет смысла допускать задержки больше нескольких часов, если можешь дать ответ сразу. Если ответ требует времени на подумать — сообщи об этом собеседнику, сориентируй по времени ответа. Нет ничего хуже неопределённости, особенно, если у собеседника что-то зависит от твоего ответа.

Профессиональная лексика

Избегай технических терминов и аббревиатур, если нет уверенности, что на той стороне тебя поймут правильно. То же самое с профессиональным жаргоном и тяжёлой лексикой. Наша цель — получить требуемое, а не показать собственную эрудицию.

Умные слова не сделают тебя профессиональнее. В случае, если без профессиональной лексики не обойтись, и нет уверенности, что собеседник правильно прочтёт её, можно дать пояснение. Но если есть возможность упростить письмо — упрости его.

Общение с коллегами

Вне зависимости, пишешь ли ты клиенту, деловому партнёру или коллеге — не допускай панибратства, сокращений и просторечия. Коллега — такой же человек и тоже может неправильно тебя понять.

Почему-то считается, что если человек работает с тобой, он может и должен терпеть иное отношение, нежели внешний клиент. Однако, если внешнему клиенту плевать на то, как ты общаешься, с коллегой тебе работать.

То, что человек работает с тобой в одном офисе, не даёт права переходить на личности и общаться без уважения.

Конфликты

Конфликты лучше решать лично — канал передачи информации перепиской недостаточен. При решении конфликта через электронную почту каждый точно будет видеть в словах что-то своё.

Ни в коем случае не отвечай на гневное письмо тут же — дай собеседнику выпустить пар. Если гневное письмо пишешь сам — сохрани его в гуглдоке, перечитай через пару часов, а там реши, стоит его отправлять или нет.

Эмоции

Восклицательный знак в электронной переписке, выражение эмоций капслоком — моветон. Смайлики-улыбочки — только если уверен, что там тебя правильно поймут.

Письмо призвано передавать смысл, а не эмоции — человек всё равно прочитает его по-своему. Если очень хочется передать эмоции, лучше позвони.

Мусорные слова

Максим Ильяхов написал о инфостиле и сделал сайт, помогающий очистить текст от мусора. Ориентироваться можно, но это не панацея. Не стоит бездумно принимать инфостиль на веру. Если текст не читается, не имеет разницы, сколько у него баллов по «Главреду».

Резюме

  • Будь проще, пиши понятно.
  • Думай о том, кто прочитает твоё письмо.
  • Не выясняй отношения по электронной почте.
  • Почисти подпись.

Материал опубликован пользователем.
Нажмите кнопку «Написать», чтобы поделиться мнением или рассказать о своём проекте.

Написать

Источник: https://vc.ru/flood/33685-pravila-peregovorov-kak-pisat-elektronnye-pisma

Поиск ответа

Письмо направляю во вложении

Всего найдено: 37

Добрый день! Скажите, нужны ли запятые? “В продолжение разговора направляю во вложении..”

Ответ справочной службы русского языка

Запятые не требуются.

Добрый день! Подскажите, пожалуйста, нужно ли здесь тире? 1) Во вложении (—) счёт-фактура и акты; 2) (с обратным порядком слов) Счёт-фактура и акты (—) во вложении? Спасибо!

Ответ справочной службы русского языка

Тире требуется в обоих предложениях.

Добрый день! Подскажите пожалуйста, правильно ли составлено предложение? В деле отсутствует документ (не подшито и не вложено в дело, не представлены проверяющим), подтверждающее направление сообщения в военкомат, о вступившем в законную силу приказе, по следующему делу:

Ответ справочной службы русского языка

Предложение составлено неверно. Неясно, к чему относятся слова по следующему делу. Вот возможный вариант начала предложения: В деле отсутствуют документы (не подшиты и не вложены в дело, не представлены проверяющим), подтверждающие направление сообщения в военкомат о вступившем в законную силу приказе…

Здравствуйте! Правильно ли я понимаю, что словосочетание “вложение инвестиций” – это плеоназм и это стилистическая ошибка?

Ответ справочной службы русского языка

Да, это так.

Добрый день! Можно ли ставить тире после слов “Во вложении” ? Например, “Во вложении – исправленные документы”.

Ответ справочной службы русского языка

Да, можно.

Добрый день! Есть такой вопрос: в деловой переписке использую фразу “Счет – во вложении”, начальник говорит, что надо просто “Счет во вложении”, но я же опускаю сказуемое… Подскажите, кто прав.

Ответ справочной службы русского языка

Возможны оба варианта пунктуации.

Верно ли такое построение фразы “Чего стоит дом построить?” в значении “сколько труда вложено в строительство дома”?

Ответ справочной службы русского языка

Верно.

Здравствуйте. Нужно ли выделять запятыми «до 5 млрд руб.»? Капитальные вложения выросли на 13%, до 5 млрд руб., в связи активным строительством.

Ответ справочной службы русского языка

Пунктуация корректна. Обратите внимание: знак % нужно отделить от цифры пробелом.

Здравствуйте! Помогите понять, о чем говорит Нора Галь в своей книге “Слово живое и мертвое”: …Примерно так «вошло в язык» безграмотное «переживать» в значении волноваться, огорчаться.

Сначала словечко это было одной из примет пошлой, мещанской речи, оно могло прозвучать в едкой пародии Аркадия Райкина, вложенное в уста какой нибудь обывательницы: «Ах, я так переживаю!».

Скажите пожалуйста, это действительно так? Когда слово “переживать” употребляют в значении “волноваться”, что в этом плохого?

Ответ справочной службы русского языка

См. ответ на вопрос № 274568.

Как правильно: вложенные мноЙ деньги или вложенные мноЮ деньги?

Ответ справочной службы русского языка

Оба варианта верны.

Уважаемая Справка! В который раз повторяю свой вопрос. Подскажите, пожалуйста, верна ли постановка тире в следующем случае: Уставный капитал акционерных обществ разделен на акции, которые принадлежат участникам акционерных обществ — акционерам и удостоверяют обязательственные права акционеров. По моему мнению, “акционерам” – уточняющий член предложения, как правильно его обособить?

Спасибо за ответ!

Ответ справочной службы русского языка

Слово “акционером” может выступать как приложение (тогда пунктуация верна) и как пояснение (его лучше заключить в скобки), в зависимости от смысла, вложенного автором текста.

Здравствуйте. Скажите, пожалуйста, возможно ли с точки зрения русского языка возникновение тройных кавычек? Приведу пример. Чиновник сказал:” В соответствии с “Федеральном законом о преобразовании “Название предприятия”. Т.е цитата, внутри нее название закона, содержащее имя собственное. Спасибо.

Ответ справочной службы русского языка

Такая ситуация возможна, могут использоваться кавычки второго, третьего, четвертого и т. д. уровня вложенности. Однако в Вашем примере не нужно заключать в кавычки слова Федеральный закон. Скорее, так: в соответствии с Федеральным законом “Название закона”.

Подскажите, пожалуйста, как правильно называется структурная единица таблицы – графа (видовое наименование) в графе (общее наименование нескольких граф) – подграфа или можно назвать ее столбец

Ответ справочной службы русского языка

Можно назвать такую графу вложенной. Можно назвать столбцом.

Корректна ли пунктуация?
Если учесть, что, помимо приятных эмоций, массаж оказывает {….} воздействие – то детский массаж оказывается практически бесценным вложением в здоровье ребёнка.

Ответ справочной службы русского языка

Перед “то” нужна запятая, а не тире.

Добрый день!
Подскажите, пожалуйста, существуют какие-то правила по правильному употреблению последних согласных, например: приглашение или приглашения, вложение или вложения, обслуживание или обслуживания и т.д. Если есть, то в каких случаях употребляются “е” и “я”. Заранее благодарна.

Ответ справочной службы русского языка

Последняя буква выступает здесь как окончание – грамматический признак числа и падежа. В зависимости от требуемого грамматического значения нужно выбрать гласный звук и букву.

Источник: http://new.gramota.ru/spravka/buro/search-answer?s=%D0%B2%D0%BB%D0%BE%D0%B6%D0%B5%D0%BD

5 самых широко используемых выражений для написания английских электронных писем

Письмо направляю во вложении

Следующие выражения чаще всего используются для написания официальных электронных писем:

1. Если мы хотим прикрепить файл, то указываем:

Pleasefindattached – Просим принять во вложении

Attachment is an added computer file (resume, photos, etc.). – Вложение — это компьютерный файл, прикрепленный к электронному письму (резюме, фото и т.д.).

Please find attached my resume. – Прошу принять во вложении мое резюме.

Please find attached photos from the conference. – Прошу принять во вложении фотографии с конференции.

2. Если мы хотим переслать (перенаправить) письмо, используем выражение:

I`ve forwarded ________ to you. – Я перенаправил ________ Вам.

I`m forwarding ________ to you. – Пересылаю Вам _______ .

Forward = resend an email – пересылать, перенаправить (вы получили электронное письмо и решили переслать это письмо кому-либо еще)

I`ve forwarded Bill`s resume to you. – Я перенаправил Вам резюме Билла.

I`m forwarding John`s email to you. – Пересылаю Вам электронное письмо Джона.

3. Если хотим отметить кого-либо в копии письма, то используем выражение:

I`vecc`dcc`edcopied(name) on this email

– Я отметил (имя) в копии этого электронного письма.

I`ve cc`d Umar on this email. – Я отметил Умара в копии этого электронного письма.

* We`ve copied Umar tokeephimintheloop. – Мы отметили Умара в копии письма для того, чтобы держать его в курсе.

Tokeepsomeoneintheloop = держать кого-либо в курсе (информировать)

Please keep me in the loop. – Пожалуйста, держи меня в курсе.

4. Следующее выражение поможет подвести письмо к завершению:

If you have any questions, please don`t hesitate to contact me. – При возникновении вопросов, обращайтесь ко мне.

Hesitate = wait— колебаться, сомневаться = ждать(Обращайтесь ко мне, не сомневаясь)

If you have any questions, please don`t hesitate to contact me.

Sincerely,

John –

При возникновении вопросов, обращайтесь ко мне.

С уважением,

Джон

5. Для того чтобы закончить письмо, используем следующие выражения:

I look forward tohearingfromyou– Жду от Вас ответа.meetingyou – Жду встречи с Вами.yourreply – Жду Ваш ответ.

Look forward to + verb + ing – ждать (с нетерпением)

Для завершения электронного письма используем следующие выражения:

KindRegards(Regards) – С наилучшими пожеланиями, с уважением

WarmWishesС наилучшими пожеланиями

YoursTruly – Искренне Ваш, с уважением.

Английский для делового общения

English Joke

The breakfaster in the cheap restaurant tried to make conversation with the man beside him at the counter.

«Awful rainy spell— the flood.»

«The flood?» The tone was polite, but inquiring.

«The flood—Noah, the Ark, Mount Ararat.»

The other bit off half a slice of bread, shook his head, and mumbled thickly:

«Hain’t read to-day’s paper yit.»

Источник: http://www.LovelyLanguage.ru/business/biz-video/864-useful-email-expressions

Writing: учимся писать деловые письма и не только | Статьи по английскому на Study.ru

Письмо направляю во вложении

Деловая и личная переписка – это неотъемлемая часть человеческого общения.Вопрос написания писем всегда был и будет актуальным.

Поэтому, без знания основных правил составления официальной и неофициальной корреспонденции обойтись довольно трудно.

Однако, умение излагать свои мысли в письменной форме не ограничивается только лишь навыком по составлению писем и включает в себя целый спектр знаний по написанию статей (articles), эссе (essays),докладов (reports), отзывов (reviews) и т. д.

Умение логически, грамматически верно и литературно излагать свои мысли, нужно не только для решения повседневных задач, но и при сдаче международных языковых экзаменов,

которые содержат часть «Writing», отдельно оцениваемую по определённой шкале.

Безусловно, в рамках одной статьи охватить все нюансы письменного английского просто невозможно, поэтому в этом материале будут рассмотрены лишь основные аспекты этой обширной темы.

1. Как написать письмо?

Если личные письма, по сути, не имеют разновидностей, то группа деловых писем довольно обширна и включает в себя массу видов и подвидов официальных посланий:

Письмо-запрос (letter of enquiry);Письмо-ответ на запрос (reply quotation);Рекомендательное письмо (a letter of reference, reference letter, reference);Гарантийное письмо (letter of guarantee);Сопроводительное письмо (covering letter);Благодарственное письмо (thank you letter, letter of appreciation);Коммерческое предложение (commercial offer);Жалоба (letter of complaint);Письмо-поздравление (congratulation letter);Письмо с просьбой о приёме на работу (letter of application);Письмо-отказ (refusal letter);Письмо-извинение (apology letter);Ответ на заказ (response to order);Счёт-фактура, накладная, инвойс (invoice);

Заявление (statement) etc. и т. д.

Как вы понимаете, разновидностей официально – деловых писем настолько много, а их типы так разнообразны, что одной статьи явно не хватит, для того, чтобы подробно описать нюансы каждого вида.
Однако, существуют общие принципы оформления деловой переписки, которые в той или иной мере применимы для каждого отдельного вида с небольшими поправками на специфику письма.

Любое послание обладает определенной структурой, которая одинаково актуальна и для личной, и для деловой переписки.
Отличие делового письма от личного, заключается в содержании каждого из вышеописанных пунктов.

1) Заголовок (Heading).

По этому пункту отличий нет.

Адрес отправителя (Sender's address) обычно пишется в верхнем правом углу, но не исключено написание адреса и в верхнем левом углу.Особое значение имеет последовательность написания адреса.

Сначала указывается номер дома с названием улицы, затем, через запятую, номер квартиры.

На следующей строке пишется город с почтовым индексом и заключительная строчка, которая содержит указание страны.

Дата (Date) проставляется ниже, сразу после адреса. Точка после адреса не ставится.
На практике существует несколько вариантов оформления даты:

15 September, 2017;September 15th, 2017;September 15, 2017;

15th September, 2017

Ну, и, наконец, адрес получателя (Inside address) пишется ровно в той же последовательности, что и адрес отправителя, но только ниже и с левой стороны.

2) Обращение (Salutation).

А вот обращение, используемое в деловой переписке, радикальным образом отличается от используемого в личной.

В письме официального характера принято использовать два вида обращения:

1) Если имя и фамилия человека нам не известны, то мы можем обратиться к нему или к ней так:

Dear Sir – Уважаемый Сэр/Господин;Dear Madam – Уважаемая Госпожа/Мадам;Dear sale manager; Dear Editor; Dear marketing manager – Уважаемый менеджер по продажам; Уважаемый издатель; Уважаемый менеджер по маркетингу (В случае, если известна только должность человека.);Dear Sirs – Уважаемые господа;

Dear Colleague – Уважаемый коллега

2) Если мы точно знаем фамилию адресата, то мы обращаемся к нему:

Dear Mr. Green -Уважаемый господин/мистер Грин;Dear Miss Green — Уважаемая госпожа/ мисс Грин, (по отношению к не замужней женщине);

Dear Mrs. Green — Уважаемая госпожа/ миссис Грин,(по отношению к замужней женщине)

В личном письме обращение носит неформальный характер и может выглядеть так:

Dear John – Дорогой Джон;My dear Jim – Мой дорогой Джим;Dearest – Самый дорогой;My darling – Мой дорогой;

Hello, my dear Oleg – Привет, мой дорогой Олег

3) Введение (Introduction), основная часть (Main body) и заключение (Conclusion).

В официальном и в личном письме отличаются не только по цели, но и по своему характеру.
Нет смысла детально рассматривать, какими они могут быть, так как всё зависит от специфики послания.

Главное отличие деловой переписки заключается в том, что используемые в ней предложения носят неопределенно-личный характер, состоят из сложных грамматических конструкций, приправленных официальными фразами;текст, как правило, снабжен множеством linking words (связующими словами), такими как:furthermore (кроме того),first of all (прежде всего),secondly (во-вторых),finally (окончательно),in fact (фактически),with reference to (со ссылкой на),

to conclude (в завершении).

В личном письме применяется повседневная лексика, прямые обращения, менее сложные грамматические конструкции и множество сокращений.

4) Заключительные вежливые фразы (Complimentary close).

В деловом и личном письмах также отличаются.

Официальную переписку принято заканчивать фразами:

  • Respectfully, Yours respect­fully, Respectfully yours, Very respectfully (С уважением);
  • Yours faithfully (Искренне Ваш. Если имя адресата вам не известно);
  • Yours sincerely (Если имя адресата вам известно)

Кроме того, есть варианты завершающих фраз, используемых в различных подвидах официальных писем.
К примеру:

Thank you for responding to my offer — Спасибо, что откликнулись на мое предложение;

We look forward to hearing from you soon — Надеемся получить ваш ответ в ближайшем будущем etc. и т. д.

Вариантов завершения личного общения масса:

Lots of love, kisses;Take care;All the best;Best wishes;See you soon;Take care;Yours;Love;

Yours affectionately/lovingly

В целом, главное отличие делового письма от личного состоит в том, что вся официальная переписка носит ясный, нейтральный, неэмоциональный характер.

Официальное письмо характеризуется чёткой структурой, логичностью, смысловой точностью.
В деловом письме не может быть просторечных, жаргонных выражений и междометий.

В официальной переписке существует также целый набор фраз – клише, которые помогают более точно выразить свою мысль и быстро составить письмо.

Личная же переписка лишена официальности, а также необходимости строгого следования фактам.

2) Как написать электронное письмо (e-mail)?

Электронная переписка на сегодняшний день широко используется и в практике делового, и в практике личного общения.

Её отличительная особенность заключается в том, что подобные послания, как правило, более краткие и, как следствие этого, более конкретные. Лишние фразы в e-mail стараются не использовать.

Поэтому, в электронной переписке важно чётко формулировать главную мысль. С чего же начать?

1) Subject line (тема email)Обязательно указывайте тему своего письма.Постарайтесь сформулировать её так, чтобы получатель понял основной мессадж вашего послания.

От того, насколько конкретна будет звучать Subject line, зависит не просто скорость ответа, но и сам факт прочтения письма.

2) Обращение (Salutation)
Электронное письмо, также как и печатное, требует определенного приветствия. Никаких радикальных отличий в оформлении обращений нет, поэтому здесь будет актуальна вся информация, касающаяся приветствий, используемых в официальной и личной переписке, уже описанная выше.

3) Текст письма (Main body)
Вариант оформления основного текста зависит от того, кто является инициатором отправления письма.

Если e-mail отправили вам, то после приветствия будет уместным поблагодарить отправителя за полученное письмо.
К примеру, так:

  • Thank you for your email (letter) of 15th June, asking about … (our production). — Спасибо за письмо (от 15 июня) с вопросом о …(нашей продукции)

Если же инициатором общения выступаете вы, то необходимо в самом начале описать цель вашего послания:

  • I am writing in connection with … . — Я пишу в связи с …

4) Заключительная вежливая фраза (Сomplimentary close)

Заключительная реплика является отражением того, каких действий вы ожидаете от собеседника.
Вот несколько возможных вариантов:

  • If you have any questions, please don’t hesitate to contact me. — Если у вас есть какие-либо вопросы, пожалуйста, свяжитесь со мной.
  • I look forward to hearing from you. — С нетерпением жду вашего ответа.
  • Thank you for your cooperation. — Спасибо за сотрудничество.

5) Вложения, приложения (Enclosure)Этот пункт отличает электронную переписку от печатной. К e-mail, как правило, всегда прилагаются документы, отчёты, таблицы и прочая сопроводительная корреспонденция.

Поэтому, о факте наличия приложений важно указать в теле самого письма.

В этом вам помогут вот эти фразы:

  • Please find attached … — Пожалуйста, найдите во вложении …
  • I am attaching … — Я прилагаю …
  • I am sending you … — Я отправляю вам … во вложении.

Но, вполне возможно обойтись и просто обозначением: «Enc.»

Таким образом, каких-то кардинальных отличий в оформлении электронного послания от обычного письма нет.
Правила, описанные для официальных и личных посланий, применимы и для e-mail, с небольшими поправками, отражающими специфику электронного письма.

2. Как написать эссе?

В различных экзаменационных заданиях, на международных экзаменах и проверочных испытаниях часто нужно написать эссе. Без подготовки бывает сложно понять, за что хвататься.И, хотя вопрос написания эссе заслуживает отдельного рассмотрения, некоторые опорные пункты, которые помогут его написать, будут описаны в этой статье.

При написании эссе важно строго следовать структуре.

Структура эссе состоит из:

1) Заголовка.
Заголовок включает в себя название эссе, которое должно точно отражать тему повествования;

2) Введения.
Введение должно состоять из 2-4 коротких предложений, которые раскрывают тему эссе;

3) Основной части.Как правило, эта часть, включает в себя 2-3 абзаца, описывающих суть сочинения.

В них нужно максимально полно и грамматически грамотно раскрыть тему, привести определенные доводы и аргументы в их пользу;

4) Заключения.Состоит из 2-4 предложений, подводящих некий итог написанному.

В этой части нужно сделать вывод по выбранной теме эссе.

При написании эссе важно учитывать тот факт, что каждый из абзацев в основной части должен начинаться с вводного предложения (Topic Sentence ), а все последующие предложения должны развивать мысль, высказанную в Topic Sentence.

При работе над текстом, не пренебрегайте возможностью использования черновика, это поможет вам избежать нежелательных ошибок.Ну, и, конечно, подробно изучите все виды эссе. (Эссе за и против.

For and against essays; Эссе-мнение. Opinion essays; Предложение решения проблемы. Suggesting solutions to problem essays.

)

Тщательная подготовка к написанию эссе поможет избежать лишних сложностей и справиться с задачей блестяще.

3. Как написать доклад?

В отличие от эссе, основу которого составляют общие теоретические вопросы, доклад является описанием проведенных экспериментов, результатом опросов или сравнением нескольких явлений.

Поэтому вся информация в такого роде работе должна быть чётко структурированной, иметь заголовки и подзаголовки, маркированные списки, таблицы, диаграммы и прочие иллюстрации.

Информация должна излагаться максимально просто, а сами предложения не должны быть длинными и витиеватыми.

Конечно, любой доклад должен сопровождаться словами – связками: Again – Кроме того, к тому же; Besides – Кроме того, более того; Moreover -Кроме того, сверх того; Together with – Вместе с тем, наряду с; And – И, а)

Структура доклада должна включать:

1) Introduction (вступление).
В этой части работы нужно кратко и чётко описать предмет доклада, назвать причины, по которым вы занимаетесь исследованием конкретного вопроса и сделать небольшой обзор других исследований по теме.;

2) Methods (методы исследования).
В этом пункте нужно описать методы, с помощью которых проводилось исследование;

3) Results (результаты).
Конечно, необходимо уделить особое внимание результатам исследования и подробно описать их;

4) Conclusions (выводы).
Заключительная часть, это подведение итогов и конструктивные предложения для следующих исследований, связанных с темой доклада.

Безусловно, приведенная структура доклада довольно упрощенная и может носить намного более развернутый характер, в случае обширного и глубокого исследования.

Развитие writing skills требует, пожалуй, ещё большего терпения и трудолюбия, нежели изучение разговорного языка, так как бумага легко обнажает все недочеты, орфографические, грамматические и пунктуационные ошибки.
Но, при должном трудолюбии, освоить письменный английский всё-таки возможно, а описанные выше советы помогут вам в этом деле!

Good luck!

Источник: https://www.study.ru/article/sovety/writing-uchimsya-pisat-delovye-pisma-i-ne-tolko

WikiPrava.Ru
Добавить комментарий