Пособие Оформление реквизитов документов: нужна ли печать на грифе организации? Автор Рыбаков А
Материал помещен в архив
ОФОРМЛЕНИЕ РЕКВИЗИТОВ ДОКУМЕНТОВ: НУЖНА ЛИ ПЕЧАТЬ НА ГРИФЕ ОРГАНИЗАЦИИ?
Ситуация
Необходимо составить перечень документов, на которых на грифе утверждения ставится печать учреждения. Нормативные акты, которыми при этом нужно руководствоваться, не найдены.
В каких случаях (на каких документах) ставится печать учреждения на грифе утверждения, где гриф утверждения состоит из следующих элементов: слова «УТВЕРЖДАЮ», наименования должности, подписи, инициалов и фамилии лица, утвердившего документ, даты утверждения? Ставится ли печать учреждения на грифе утверждения, если документ утверждается распорядительным документом?
При ответе на поставленные вопросы следует руководствоваться п.62 Инструкции по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь, утвержденной постановлением Минюста РБ от 19.01.2009 № 4 (далее – Инструкция по делопроизводству).
Данным нормативным правовым актом определено, что печать ставится на документах, требующих особого удостоверения их подлинности. Перечень документов, на которых проставляется печать, определяется организацией на основании законодательства Республики Беларусь.
Сама Инструкция по делопроизводству предусматривает проставление печати на подлинниках документов и их копиях, в т.ч.
факсимильных, удостоверяющих права, свободы и (или) законные интересы граждан, права и обязанности юридических лиц, санкционирующих расходование денежных средств и материальных ценностей.
Пунктом 52 Инструкции по делопроизводству установлено, что перечень документов организации, подлежащих утверждению, определяется в соответствии с законодательством Республики Беларусь и закрепляется в Табеле унифицированных форм документов и (или) инструкции по делопроизводству организации, иных локальных нормативных правовых актах.
Таким образом, проставление печати не связано с наличием или отсутствием грифа утверждения, а определяется содержанием документов с учетом действующего законодательства. На основании пп.52 и 62 Инструкции по делопроизводству в организации должны быть разработаны не перечень утверждаемых документов, на которых ставится печать, а два отдельных перечня:
– перечень документов, подлежащих утверждению;
– перечень документов, на которых проставляется печать.
При разработке первого из указанных перечней следует использовать Примерный перечень документов, подлежащих утверждению (приложение 3 к Инструкции по делопроизводству), а также иные нормативные правовые акты, регламентирующие данный вопрос.
Примерного перечня документов, на которых проставляется печать, не существует, соответствующие нормы зафиксированы в различных актах законодательства Республики Беларусь. К ним, кроме Инструкции по делопроизводству, относятся:
– постановление Совета Министров РБ от 25.02.1993 № 100 «О перечнях документов, на которых ставится печать с изображением Государственного герба Республики Беларусь», которым утвержден Примерный перечень документов, на которых проставляется гербовая печать;
– Инструкция о порядке ведения трудовых книжек работников, утвержденная постановлением Минтруда РБ от 09.03.1998 № 30 (в редакции постановления от 11.05.2000 № 72), в соответствии с которой печатью в трудовой книжке заверяются раздел «Сведения о работнике» (титульный лист) и запись об увольнении работника в разделе «Сведения о работе»;
– Методические указания по практическому применению Государственного стандарта Республики Беларусь (СТБ) 6.38-2004, утвержденные приказом Председателя Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров РБ от 16.09.
2005 № 41, которыми определено, что печать ставится на договорах, трудовых книжках, дипломах, финансовых документах, уставах (положениях) организаций, доверенностях, удостоверениях и др.
, а также во всех случаях удостоверения прав физических и юридических лиц;
– Основные правила работы архивов центральных органов местной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь, утвержденные решением коллегии Госкомархива РБ от 30.04.1997 № 5, согласно которым печатью заверяются архивные справки и архивные копии, выдаваемые на основании документов, хранящихся в архиве организации;
– Положение о порядке изготовления и использования бланков документов с изображением Государственного герба Республики Беларусь, утвержденное постановлением Совета Министров РБ от 31.07.2000 № 1172, которым установлено, что печатью должны заверяться все копии документов, оформленных на гербовом бланке, при тиражировании их средствами оперативной полиграфии для рассылки.
Следует отметить, что перечень документов, на которых проставляется печать, не исчерпывающий. Не является исчерпывающим и приведенный в приложении 3 к Инструкции по делопроизводству примерный перечень документов, подлежащих утверждению.
Таким образом, организация с учетом норм законодательства и на основе анализа создаваемых ею документов должна самостоятельно определить, какие из них должны быть включены в перечень документов, подлежащих утверждению, и в перечень документов, на которых проставляется печать.
Что касается вопроса о проставлении печати на грифе утверждения, то п.62 Инструкции по делопроизводству установлено, что оттиск печати должен захватывать часть наименования должности лица, подписавшего (утвердившего) документ.
Следовательно, если документ подлежит утверждению и заверению печатью, то во всех случаях печать должна проставляться на грифе утверждения.
При этом нормативные правовые акты не связывают необходимость проставления печати со способом утверждения документа: должностным лицом (гриф «УТВЕРЖДАЮ») или распорядительным документом (гриф «УТВЕРЖДЕНО»).
15.09.2009 г.
Андрей Рыбаков, директор Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела, кандидат исторических наук
От редакции: С 1 сентября 2011 г. в Инструкцию о порядке ведения трудовых книжек работников, утвержденную постановлением Минтруда РБ от 09.03.1998 № 30, на основании постановления Минтруда и соцзащиты РБ от 01.06.2011 № 40 внесены изменения и дополнения.
С 14 августа 2012 г. Основные правила работы архивов центральных и местных органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь, утвержденные решением Коллегии Госкомархива РБ от 30.04.1997 № 5, на основании постановления Минюста РБ от 14.08.2012 № 249 утратили силу.
Источник: http://bii.by/tx.dll?d=172547
Нужна ли печать для утверждения положения
Приложение № 3
УТВЕРЖДЕНО приказом ООО «Булочка» от 06.05.2014 № 01–01/35
Слова УТВЕРЖДЕНО и УТВЕРЖДЕН согласуются в роде и числе с первым словом наименования приложения: положение — УТВЕРЖДЕНО, программа — УТВЕРЖДЕНА, мероприятия — УТВЕРЖДЕНЫ.
Датой утверждаемого документа является не дата его подписания, а дата утверждения.
Примерный перечень документов, подлежащих утверждению:
- Акты (проверок и ревизий, приема законченных строительством объектов, оборудования; списания; экспертизы; передачи дел; ликвидации организаций).
- Договоры (о производстве работ, материально-техническом снабжении, аренде помещений; о поставках, подрядах, научно-техническом сотрудничестве, материальной ответственности и т.
При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения должен состоять из слова «Утверждаю» (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения.
УТВЕРЖДАЮ Генеральный директор АО «Электронные технологии» Личная подпись Л.В. Кузнецов Дата
В данной графе «Утверждаю» руководитель организации ставит свою подпись и дату утверждения.
С этого момента документ вступает в силу и действует до ее замены новым документом.
При этом, необходимо отметить, что при утверждении документов грифом в дальнейшем не требуется издавать приказ об утверждении.
Во втором случае.
В данном случае издается приказ (распоряжение). При этом, унифицированной формы для такого приказа не предусмотрено, поэтому работодатель вправе определить его самостоятельно.
— это способ его удостоверения, придания документу юридической силы, а также подтверждение его подлинности.
Утверждение документа осуществляется с помощью грифа утверждения документа.
Гриф утверждения документа является шестнадцатым в списке реквизитов официального документа согласно ГОСТу Р 7.0.97-2016. Гриф утверждения — дополнительный реквизит документа.
Он придает нормативный или правовой характер его содержанию.
В любой организации должен быть примерный перечень документов, подлежащих утверждению (см. ниже). Он закрепляется в инструкции по делопроизводству организации.
Гриф утверждения документа проставляется в правом верхнем углу первого листа документа.
Способы утверждения документа:
- Должностным лицом.
- Специально издаваемым документом.
Оба способа имеют одинаковую юридическую силу.
Закон дает следующий перечень ситуаций, когда печать необходима. Это:
- Трудовые книжки (при ее заведении, увольнении сотрудника либо, например, смене фамилии работника).
- Локальные нормативные акты организации.
- Трудовые договоры (вкупе с дополнительными соглашениями к ним и договоров о полной материальной ответственности).
- Акты и гарантийные письма.
- Доверенности, связанные с осуществлением тех или иных действий, связанных с расходованием денежных средств и материальной базы.
- Архивные справки и копии документов.
- Служебные и командировочные удостоверения.
- Наградные грамоты, ходатайства, характеристики, рекомендации и т.д.
Кто имеет право ставить печать на приказе
Организация вправе установить собственный перечень документов, требующих запечатывания.
Ставится ли печать на грифе утверждаю
Игоpь писал(а): я ставил Где есть данные требования в Н.Д.?Смотрим:Методические рекомендации по разработке инструкций по охране труда(утв. Минтрудом РФ 13 мая 2004 г.)ПОСТАНОВЛЕНИЕот 17 декабря 2002 г.
N 80 ОБ УТВЕРЖДЕНИИ МЕТОДИЧЕСКИХ РЕКОМЕНДАЦИЙПО РАЗРАБОТКЕ ГОСУДАРСТВЕННЫХ НОРМАТИВНЫХТРЕБОВАНИЙ ОХРАНЫ ТРУДАУТВЕРЖДАЮ Наименование должности Наименование должностируководителя профсоюзного либо работодателяиного уполномоченного работниками органа (подпись) (инициалы, фамилия) Дата утвержденияПримечание.
ГОСТ Р 6.30-2003 допускается в реквизите «Гриф утверждения документа» центрировать элементы относительно самой длинной строки, например:
УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
АО «Электронные технологии»
Личная подпись Л.В. Кузнецов
Дата
Обратите внимание! Приказ об утверждении следует издавать в том случае, если в нем будет содержаться дополнительная информация о необходимых действиях[11].
Подпись (реквизит 22)
Согласно п.
На практике должностная инструкция может быть оформлена как приложение к трудовому договору или как самостоятельный документ.
Аналогичные разъяснения содержатся в письме Роструда от 31 октября 2007 г.
Ставится ли печать на согласовано или утверждаю
Гриф утверждения документа – реквизит официального документа, придающий нормативный или правовой характер его содержанию[10].
Гриф утверждения располагают в правом верхнем углу титульного листа или, при отсутствии титульного листа, на первой странице документа.
Документ может быть утвержден должностным лицом (должностными лицами) или специально изданным документом.
Если документ утверждается должностным лицом, гриф утверждения включает (см.
Однако, это не является грубым нарушением, и не отражается на «действительности» документов и не требует их переоформления.
Таким образом, если локальные нормативные акты утверждены грифом «Утвердить», то Вы можете поставить на них печать организации. В случае утверждения локальных нормативных актов приказом, ставить печать на приказ не целесообразно.
Подробности в материалах Системы:
-
Ответ: Как оформить должностную инструкцию
Составление должностной инструкции
Обязанность по составлению должностных инструкций установлена только для государственных органов (ст.
47 Закона от 27 июля 2004 г. № 79-ФЗ). Оштрафовать организацию, не являющуюся госорганом, за отсутствие инструкций нельзя (письмо Роструда от 9 августа 2007 г. № 3042-6-0).
Вместе с тем, есть веские аргументы в пользу оформления должностной инструкции.
- Запретные документы в кадровой службе Инспекторы ГИТ и Роскомнадзора рассказали нам, какие документы теперь ни в коем случае нельзя требовать у новичков при трудоустройстве.
Источник: http://rconsul.ru/nuzhna-li-pechat-dlya-utverzhdeniya-polozheniya