Как хранить платежные поручения и выписки банка и прошивать их

Хранение электронных банковских выписок и платежных поручений

Как хранить платежные поручения и выписки банка и прошивать их

Как хранить документы в электронной форме, как наладить обмен электронной первичкой, новые правила хранения электронных документов, алгоритм действий по передаче электронного документа в архив в статье.

Вопрос: У нас банк-клиент. Можно ли банковские выписки, платежные поручения хранить в электронном виде?

Ответ: Можно. Если выписка и платежные поручения электронные (с программы «Клиент-Банк», «Интернет банк» и пр.), их подписывают электронной подписью, копии распечатывать не обязательно. Их можно хранить только в электронном виде.

Аналогичные выводы есть в письмах Минфина России от 22 августа 2012 г. № 03-02-07/1-202 и от 24 июля 2008 г. № 03-02-07/1-314.

По требованию контролирующих ведомств, в том числе налоговой инспекции, копии электронных документов придется распечатать и заверить собственноручно, прежде чем передать на проверку (п. 1 ст. 252, п. 1 ст. 93 НК РФ).

В учетной политике нужно прописать, что банковские выписки, платежные поручения, платежные требования составляются в электронном виде и подписываются усиленной квалифицированной подписью. Электронные документы хранятся совместно с применявшимся для формирования электронной цифровой подписи данных документов сертификатом ключа подписи в течение пяти лет.

Материалы Системы Главбух по вашему вопросу: https://www.1gl.ru/#/document/86/97485/dfasehanti/

Как хранить документы в электронной форме

Бухгалтерские документы организация вправе хранить в электронной форме. Объяснение простое.

По законодательству о бухучете первичные и сводные учетные документы можно составлять на бумажных носителях или в электронном виде (ч. 5 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ).

Регистры налогового учета также можно вести на бумажных носителях, в электронном виде и (или) на любых машинных носителях (ст. 314 НК РФ).

Наконец, налоговые декларации (расчеты) можно, а в некоторых случаях нужно сдавать в электронном виде (ст. 80 НК РФ).

А раз первичку, документы бухгалтерского и налогового учета, а также налоговые декларации (расчеты) можно составлять в электронном виде, то и хранить их можно в таком же формате. Распечатывать не обязательно. Единственное условие – такие документы должны быть заверены по всем правилам электронной подписью.

Аналогичные выводы есть в письмах Минфина России от 22 августа 2012 г. № 03-02-07/1-202 и от 24 июля 2008 г. № 03-02-07/1-314.

По требованию контролирующих ведомств, в том числе налоговой инспекции, копии электронных документов придется распечатать и заверить собственноручно, прежде чем передать на проверку (п. 1 ст. 252, п. 1 ст. 93 НК РФ). Данный вывод основан на положениях части 6 статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, статей 313 и 314 Налогового кодекса РФ.

Для организации хранения документов в электронной форме применяйте Положение, утвержденное письмом Минфина СССР от 29 июля 1983 г.

№ 105 (в части, не противоречащей законодательству), и Правила, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526.

Делайте так до утверждения федерального стандарта бухучета, устанавливающего требования к документам и документообороту в бухучете. Об этом сказано в информации Минфина России № ПЗ-13/2015.

В частности, передавать текстовые электронные документы для хранения в архив организации следует в формате PDF/A. Также не реже одного раза в пять лет проверяйте, в каком состоянии находятся носители электронных документов и могут ли воспроизводиться сами документы. Таковы требования пунктов 2.31 и 2.32 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526.

Как наладить обмен электронной первичкой

Могут ли компании обмениваться электронными первичными документами, если у них разные спецоператоры для сдачи отчетности в инспекцию?

Да, как мы выяснили, такая возможность есть. Несколько операторов электронного документооборота уже заключили между собой соглашения об обмене электронными документами. Узнать о возможности передачи документов надо у оператора системы электронного документооборота.

Если компания подключилась к электронному обмену, вправе ли она выставлять бумажные документы?

Да, вправе. Компании не обязаны использовать электронный документооборот. А значит, могут получать и отправлять документы на бумаге. Способ передачи первички с конкретным покупателем можно записать в договоре.

Компания использует для подписи первичных документов усиленную квалифицированную электронную подпись. Вправе ли ее контрагент подписывать документы со своей стороны простой подписью?

Да, вправе. По мнению налоговиков, подписывать электроннуюпервичку компании вправе любой подписью — усиленной квалифицированной, усиленной неквалифицированной и простой (письмо ФНС России от 17.01.14 № ПА-4-6/489).

Причем один документ компании могут визировать разными электронными подписями. Как мы выяснили у операторов, технически такая возможность тоже есть.

Главное — закрепить в соглашении с контрагентом вид подписи, используемой при обмене документами.

Надо ли на бумаге дублировать накладную, которую компания выставила в электронном виде?

Нет, не надо. Если компания выставила первичку в электронном виде, то она равноценна бумажной (письмо Минфина России от 17.06.13 № ЕД-4-3/10769). При необходимости документ можно распечатать и заверить подписью руководителя.

Но такой документ может потребоваться только для внутреннего учета или чтобы передать его по запросу в инспекцию.

Заметим, что если компания получила от контрагента и бумажный и электронный вариант одного и того же документа, то спецоператоры рекомендуют уничтожить бумажный экземпляр. Иначе есть риск, что компания дважды учтет расходы и исказит учет.

Или контрагент будет хранить другой экземпляр, а из-за этого будут проблемы при встречной проверке. При этом электронный документ удалить уже не получится, так как дата и время выставления его зафиксированы в программе и у спецоператора.

Новые правила хранения электронных документов

Осенью 2015 года вступили в силу новые Правила хранения, комплектования, учета и использования документов, утвержденные приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526 (далее — Правила хранения документов).

Мы подскажем, что изменилось в работе бухгалтера.

Какие документы сколько хранить

Источник: https://www.glavbukh.ru/hl/311076-hranenie-elektronnyh-bankovskih-vypisok-i-platejnyh-porucheniy

Как хранить платежные поручения и выписки банка и прошивать их

Как хранить платежные поручения и выписки банка и прошивать их

Период хранения бумаг начинает свой отсчет с самого первого дня года, то есть первого января, спустя год после их оформления. Руководитель организации является ответственным лицом по обеспечению сохранности кассовой документации . При обнаружении нарушения правил к нему предъявляют претензии в виде административного наказания, выраженного в финансовом взыскании.

Суммы штрафных санкций устанавливают, согласно нормам законодательства.

  • величина административного штрафа должностным лицам составляет от 2000 до 3000 рублей, согласно статье 15.11 КоАП РФ ;
  • размер штрафных санкций у гражданского лица равен 200 или 300 рублей, у должностного лица — от 300 до 500 рублей по статье 13.20 КоАП РФ .

Главный бухгалтер должен быть достаточно компетентен в вопросе по хранению бумаг по кассовым операциям.

Хранение документов Выписки и расчетные документы храните в специальных помещениях или закрывающихся шкафах под ответственностью лиц, уполномоченных главным бухгалтером. Эти документы подшейте в хронологическом порядке и переплетите.

Внимание

Такой порядок предусмотрен пунктами 6.2 и 6.4 положения, утвержденного Минфином СССР от 29 июля 1983 г. № 105. Бланки чеков (чековые книжки) храните в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность (п.

6.2 положения, утвержденного письмом Минфина СССР от 29 июля 1983 г. № 105).

Авторский форум Goblin_Gaga

  1. Бухгалтера можно…
  2. опусник Гаги
  1. Кому я должен — всем прощайте: все о банкротстве физлиц
  2. Архив Интернет-конференций
    1. Интернет-конференции
      1. Обмен электронными документами и сюрпризы от ФНС
      2. Нарушение прав граждан при трудоустройстве и увольнении
      3. Новый порядок сдачи отчетности по НДС в электронном формате
      4. Подготовка годовой финансовой/бухгалтерской отчетности за 2014 год
      5. Все, что вы хотели спросить у оператора обмена электронными документами
      6. Как финансовый кризис превратить в окно возможностей?
      7. НДС: изменения в нормативном регулировании и их реализация в программе «1С:Бухгалтерия 8»
      8. Обеспечение достоверности результатов инвентаризационных мероприятий
      9. Защита персональных данных.

Однако даже если бизнесмен имеет ЭЦП и может не заниматься бумажной волокитой, в некоторых случаях распечатать платежки придется.

Федеральный Закон «Об электронной подписи» от 06.04.11 № 63 определяет, что оцифрованные файлы, подписанные электронной цифровой подписью, признаются электронными документами, равным по юридическому значению заверенному бумажному документу. Ведение банковских выписок На основании банковских выписок бухгалтер предприятия может сверить данные учета с операциями, проведенными банком.

Проверка должна производиться в день выдачи документа.

В случае обнаружения расхождений, бухгалтер должен уведомить об этом банк.

Выписка хранится в архиве предприятия и служит доказательством проведения расчетных операций при различных проверках контролирующими органами.

Таким образом, документ, оформленный в электронном виде и подписанный квалифицированной электронной подписью (электронной цифровой подписью), может являться документом, подтверждающим расходы, осуществленные бизнесменом, в случаях, если федеральными законами или иными нормативными правовыми актами не устанавливается требование о составлении такого документа на бумажном носителе.

Поэтому если выписка из банка имеет подпись ЭЦП и в ней указаны реквизиты платежки, назначение платежа и наименования контрагента, то распечатывать платежные поручения не надо. Достаточно подшивать выписки из банка.

Но это всё хорошо и красиво, однако бухгалтерии ещё долго придется работать с бумагами, причём делать это нужно сейчас! А так как сшивать нужно разные документы, имеющие разное значение, форму листов, толщину дела (пачки листов), то и рекомендации/правила/практика имеют несколько вариантов пошаговых инструкций.

Как правильно подшивать документы в бухгалтерии

как правильно подшивать документы в бухгалтерии

В разделе Бухгалтерия, Аудит, Налоги на вопрос какие документы по банку организации сшивать? заданный автором М@тильд@ лучший ответ это К выписке прикладываются все платежки на приход и на расход, ордера банка — это обязательно, и можно по дням подшить оплаченные в этот день счета.

У меня 1кв. в папку влезает

Каждый сшивает документы как ему удобно. Определенных правил нет.

Закона «О персональных данных»

  • Идеальный архив бухгалтерских документов
  • Служебные форумы
  1. Архив
    1. FAQ (Часто задаваемые вопросы)
      1. FAQ: Часто задаваемые вопросы по бухучету и налогам
    2. Игры и тренинги
      1. Тренинг по воспитанию самоуверенности
      2. ВЭД в условиях суровой действительности
  2. Книга жалоб и предложений

Нужно ли распечатывать банковские выписки и хранить их на бумажном носителе?

Цитата (Журнал «Упрощенка» 09.10.2014):Вопрос Необходимо ли распечатывать платежные поручения или же достаточно выписки банка за банковский день — она называется расширенная в системе Сбербанк-онлайн, где указано: кому, куда и за что перечисляются деньги Ответ Платежные поручения можно хранить в электронном виде.

Иная документация по ведению производственно-хозяйственной деятельности: Синтетические, аналитические, материальные счета бухгалтерского учета 5 лет Документы (планы, отчеты, протоколы, акты, справки, докладные записки, переписка)о проведении документальных ревизий финансово-хозяйственной деятельности, контрольно-ревизионной работе,в том числе проверке кассы, правильности взимания налогов и др.

В ней обычно находят отражение:

  • состояние счета;
  • движение денежных средств по нему за конкретный промежуток времени.

Согласно положениям статьи 9 Закона

Источник: http://helper-dom.ru/kak-hranit-platezhnye-porucheniya-i-vypiski-banka-i-proshivat-ih

WikiPrava.Ru
Добавить комментарий