Где и как найти документы если предприятие пропало
Стандартная ситуация в нашей стране. Человек работал, поменял место работы, а затем при выходе на пенсию или необходимости потвердить что это правда начинаются проблемы. Как и почему так происходит? главная причина документы не сданы в архив.
В идеале Сдаче подлежат и учетные документы и управленческие, кадровые и бухгалтерские – их перечень регулируется законодательством, в частности, основными правилами работы архивов организаций и Федеральным Законом «Об архивном деле в Российской Федерации».
Соблюдение процедуры сдачи документов
Хотя процедура сдачи документов в архив законодательно прописана недвусмысленно, в подавляющем большинстве случаев руководство ликвидируемых предприятий и руководители отделов не придают соблюдению процедуры большого значения. Как следствие, найти документы исчезнувшей организации оказывается очень сложно.
С чего следует начинать поиск документов
Независимо от того, что вы ищете (документы, подтверждающие факт работы на предприятии, договор или иные бумаги) поиск следует начинать с уточнения юридического адреса организации, а также полного названия (частенько название, используемое «в обиходе» весьма отличается от того, что записано в уставных документах). Адрес и полное название позволят определить, в какой муниципальный архив должны были быть переданы документы компании.
Определить тип архива, в который переданы документы
Далеко не всегда документы ликвидированной организации попадают именно в муниципальный архив – они могут быть направлены и в архив ведомственный, и в федеральный. Но в любом случае отправная точка – информация об организации: она позволит точно определить тип архива, в который переданы документы.
Если документов в архиве нет
Если в архиве нет документов, принадлежавших ликвидированной организации, то скорее всего:
- документы переданы в вышестоящую организацию (например, при ликвидации филиала или обособленного подразделения бумаги, составляющие их архив, передаются в головную организацию);
- документы переданы в федеральный архив;
- передача документов не была осуществлена.
Документы на временном хранении
Очень часто в поисках того или иного документа физические и юридические лица сталкиваются именно с последним вариантом – документы не были переданы в архив, а находятся на временном хранении.
Возможные места временного хранения:
- в организации, оказывающей архивные услуги (в том числе – услуги хранения);
- на площадках, предоставленных муниципальным архивом, носящих временный характер (это касается только документов временного хранения);
- на территории самой ликвидируемой организации (процесс ликвидации не может быть завершен, если передача в муниципальный, ведомственный или федеральный архив документов бессрочного хранения, а также бумаг, относящихся к массиву документов по личному составу).
Обратиться к ликвидационной комиссии
Если документов в архивах не оказалось, то имеет смысл обратиться к ликвидационной комиссии или конкурсному управляющему – поскольку именно она решает все вопросы с передачей документов в тот или иной архив.
Как не потерять документы при ликвидации организации
Очень часто руководство ликвидируемой организации не уделяет должного внимания обеспечению передачи в архивы бумаг организации: документы уничтожаются не только без проведения экспертизы ценности или составления описи, но и без составления акта об уничтожении. Руководителей организаций можно понять – ликвидация (а возможно и банкротство) ставит перед ними массу задач, на фоне которых важность сохранения архива отходит на второй план.
Заключение договора на архивные услуги с архивной компанией
Лучшим выходом в такой ситуации может стать только заключение договора на архивные услуги (хранение, проведение экспертизы ценности и подготовку к передаче в муниципальный, федеральный или ведомственный архив) со специализированной организацией.
Помощь специализированной компании позволит:
- упростить и ускорить процедуру ликвидации;
- обеспечить доступ к нужным бумагам сотрудникам организации и представителям органов государственной власти;
- снять с руководства организации ответственность за сохранность архива на этапе хранения и передачи документов в архив.
Мы ответим на ваши вопросы по телефону (495) 766-23-43, или отправьте свой вопрос на электронную почту: info@mosarchiv.ru
Источник: https://mosarchiv.ru/stat/gde_i_kak_naiti_dokymenty_esli_predpriiatie_propalo/
Где находится архив документации ликвидированных предприятий?
Ликвидация организации представляет собой сложный и длительный процесс.
Учредителям приходится завершать деятельность компании, отчитываться по кредиторским обязательствам и подготавливать большой объём документации.
Ликвидируемое юридическое лицо обязано передавать её на хранение в архивную службу. Рассмотрим, где находится архив ликвидированных предприятий и каким образом происходит передача бумаг компании-архивариусу.
Куда обращаться?
В соответствии с законом № 125-ФЗ «Об архивном деле РФ» при ликвидации предприятия бумаги, срок хранения которых не истёк, а также документы по личному составу в обязательном порядке должны передаваться на хранение в архив — муниципальный или государственный.
В ходе прекращения существования фирме важно решить вопрос передачи документации, обратившись в орган, специализирующийся на управлении архивными делами и действующий на территории интересующего субъекта РФ.
Узнать сведения о его расположении можно в администрации по месту нахождения предприятия, посетив её лично или зайдя на сайт в интернете. Второй вариант значительно ускорит поиск нужной информации.
Прежде чем обратиться к специалистам архивной службы, следует установить крайние даты бумаг, которые образуют архивный фонд компании. Затем необходимо подсчитать количество дел для передачи — это делается отдельно по каждой категории. Категории делятся по сроку и типу бумаг, требующих содержания в архиве.
При сдаче в госархив документации по личному составу следует учитывать требования, предъявляемые к негосударственным образованиям. В некоторых случаях могут предъявляться особые требования, обусловленные рядом определённых причин.
Такие условия государственного архива нужно принять к сведению и отнестись к ним уважительно. К категории документации по личному составу относятся документы, сформированные в результате деятельности кадровой службы.
Это личные дела и карточки сотрудников, приказы и т. д.
По требованию принимающей стороны компания должна предоставлять и дополнительные данные: копии или подлинники уставов, свидетельств о прохождении регистрации и других учредительных бумаг.
Этапы подготовки документов
Закрытие фирм происходит нечасто, поэтому учредители могут не знать, что делать с документами при ликвидации организации. Однако при принудительном и добровольном прекращении существования того или иного учреждения обязательно нужно хранить составленную в ходе его деятельности документацию.
Подготовка бумаг на передачу в архивную службу предполагает прохождение следующих этапов:
- осуществление проверки ценности;
- непосредственное оформление дел;
- составление описи к бумагам.
Проверку ценности проводят посредством просмотра каждого листа документации, существующей на момент закрытия предприятия. Данную процедуру осуществляет конкурсный управляющий либо ликвидатор.
Под непосредственным оформлением дел предполагается подшивка, проставление нумерации листов, переплёт, подготовка описи и заверительного листа.
К сдаваемым в архив наборам документов отдельно оформляются описи.
Как только все документы подготовлены, их отправляют на обработку. Столь трудоёмкий процесс следует доверить сотрудникам архивной службы. Сдача документов в архив при ликвидации — это обязанность учредителей предприятия. Процедура пройдёт без препятствий и проблем в минимальные сроки только в том случае, если заключен договор о передаче личной документации.
При отсутствии договора возможна передача в архив только тех бумаг, которые касаются личного состава сотрудников. Место хранения документации устанавливает ликвидационная комиссия.
Передача документов должна сопровождаться правильным оформлением дел с указанием точного названия организации и крайних сроков для передачи бумаг.
Дела, требующие временного содержания — не более 10 лет — оформляются без систематизации материалов, переплёта, оформления заверительной надписи и проставления нумерации листов.
Согласно общему правилу архивирования, в одном деле допускается наличие не более 250 листов. В противном случае дело делят на несколько частей с отдельной нумерацией для каждой из них. Проверкой дел по критериям их количества и правильности оформления занимается архивариус.
При обнаружении отсутствия дела заполняется архивная справка — документ, оформленный на специальном бланке архивной компании.
Процесс передачи на госхранение
Ликвидируемые учреждения передают свою документацию на госхранение на основании договора. В нём прописываются обязательства обеих сторон, порядок, содержание и установленные для сдачи в архив бумаг сроки и пр. Приём и передача осуществляются лицом, представляющим интересы закрываемой компании, и работниками архивной службы. Во время передачи проверяется наличие указанных в описях дел.
Приём бумаг проходит в виде составления специального акта приема—передачи с указанием технического состояния и количества дел либо их отсутствия.
Документ печатается в двойном экземпляре и утверждается руководством архивной компании или ответственным за конкурсное производство лицом.
Один образец описей и акта приёма—передачи на хранение в архив документов передается назначенному Арбитражным судом для проведения конкурсного производства лицу или председателю комиссии по вопросам ликвидации.
Переход к уничтожению бумаг возможен только после обработки материалов, составления и утверждения описи дел. Нельзя уничтожать документацию, срок хранения которой еще не истёк на момент прекращения деятельности фирмы.
Уничтожение печати и штампов допускается только после ликвидации, когда завершён процесс прекращения деятельности предприятия.
Это связано с тем, что их применение может потребоваться до момента исключения компании из общего реестра юрлиц.
Если все материалы подготовлены и переданы в архивную службу, а ликвидация организации окончена, значит, печати со штампами можно уничтожить.
Источник: https://znayzakon.com/bankrotstvo/likvidaciya/gde-nahoditsya-arhiv-likvidirovannyh-predpriyatij.html
